Zie wat er écht in je contracten staat. En stuur erop.
Het GRIP Contract Dashboard maakt automatisch een actie aan voor de contractmanager wanneer een opzegtermijn nadert of een contract afloopt, zodat niets meer ongemerkt voorbijgaat. Je ziet in één overzicht wat er in elk contract staat, wie eigenaar is en wat je met je leverancier hebt afgesproken, voor jou én je leverancier.
Contracten die niet actief gemanaged worden, kosten geld.
Bron: onafhankelijk onderzoek (WorldCC, PwC, McKinsey).
Van pdf naar stuurbaar contract, in minuten
Je uploadt het dossier zoals je het hebt liggen. GRIP haalt de partijen, de looptijd, de opzegtermijn, de indexatieafspraak, de KPI’s en de verplichtingen eruit en zet ze klaar als velden waarop je kunt sturen. Je controleert en bevestigt, daarna begint het managen. Leest u een document in van een contract dat al in GRIP staat, dan herkent GRIP dat: hetzelfde contract komt niet twee keer in uw overzicht.
Lees meer over AI-import →KPI’s die je zelf inricht, niet die je krijgt opgelegd
Jij bepaalt per contract wat er gemeten wordt: de norm, de meetmethode en de grens waaronder het niet meer goed is. GRIP zet de scores naast de afspraak en laat zien waar het contract afwijkt. Oranje en rood betekenen dat er een gesprek nodig is, met de cijfers erbij.
Bekijk hoe KPI-bewaking werkt →Van signaal naar afgeronde actie
Een afwijking wordt een actie, een actie krijgt een uitvoerder en een deadline. Openstaand werk blijft zichtbaar tot het klaar is, ook als het bij de leverancier ligt. In één overzicht zie je wat er speelt, wat over tijd is en wie aan zet is.
Bekijk hoe acties werken →Je leverancier werkt mee in dezelfde omgeving
Contractmanagement loopt vast zodra jij en je leverancier elk een eigen lijstje bijhouden. Jij stelt de afspraken en de KPI’s in, je leverancier werkt vanuit zijn eigen inlog aan dezelfde acties en levert zijn metingen aan. Geen los leveranciersportaal dat je apart moet onderhouden.
- Je leverancier ziet alleen de contracten waaraan hij gekoppeld is
- Leveranciers zien onderling niets van elkaar
- Per actie bepaal je of die intern blijft of bij de leverancier komt te liggen
Iedereen weet wie waarvoor aan zet is
Een contract is van iemand, een actie is van iemand. GRIP legt dat vast, zodat opvolging niet afhangt van wie het toevallig nog weet.
Een eigenaar, een contractmanager en de collega’s die meekijken.
Aan leverancierszijde dezelfde indeling, dus je weet altijd wie je aanspreekt.
Eén uitvoerder, een deadline en meelezers als je die nodig hebt.
Openstaand werk is altijd te herleiden tot een persoon, ook na een personeelswissel.
Toegang tot de locaties en organisaties die bij de rol horen.
Een locatiemanager ziet zijn eigen locaties, de contractmanager ziet de hele portefeuille.
Wat je stuurt, kun je ook laten zien
De verantwoording naar directie, accountant of aanbestedende dienst komt uit hetzelfde systeem waarin je stuurt. Je hoeft niets na te bouwen in Excel of PowerPoint.
- Rapport over de periode die je kiest, met je eigen inleiding en conclusie, direct als pdf te delen per e-mail
- Acties en KPI-metingen exporteer je naar Excel voor wie zelf wil doorrekenen
- Dagelijkse of wekelijkse update in je mail met wat er open staat en welke deadlines eraan komen
Organisaties die grip kregen op hun contracten
Van zorg tot publieke sector: zo helpt GRIP teams om meer uit elke afspraak te halen.
“Contractbeheer en KPI-sturing op stadsniveau: één overzicht voor honderden locaties.”
Publieke sector Lees het verhaal →
“Contracten niet als archief, maar als instrument om leveranciers aan te sturen.”
Zakelijke dienstverlening Lees het verhaal →
“Een technische universiteit die haar uitbestede diensten actief wil managen.”
Onderwijs Lees het verhaal →Veelgestelde vragen
Hoe werkt de AI-contractimport?
Je uploadt het dossier als PDF: programma van eisen, overeenkomst en offerte. GRIP herkent automatisch partijen, looptijd, verlengingsdatum, indexaties, KPI’s en verantwoordelijken. In enkele minuten staat een gestructureerd contract in het dashboard, zonder handmatige invoer. Onze mensen kijken mee waar het nodig is.
Hoe voorkomt GRIP dubbele contracten?
Op twee manieren. Komen contracten binnen uit een ERP- of purchase-to-pay-systeem zoals AFAS of Spend Cloud, dan vergelijkt GRIP ze met de contracten die al in uw omgeving staan: contracten die er al zijn worden van de import uitgesloten, dus hetzelfde contract kan niet twee keer worden ingelezen. En leest GRIP een contractdocument in, dan herkent het of dat contract al aanwezig is. Dubbele contracten worden zo herkend voordat ze in uw overzicht terechtkomen.
Moeten onze contracten eerst op orde zijn?
Nee. Veel organisaties starten juist met GRIP om structuur aan te brengen. Je begint met de tien belangrijkste contracten en breidt gefaseerd uit. Geen project, gewoon doorwerken.
Kan GRIP koppelen met ons ERP- of P2P-systeem?
Ja. GRIP integreert met AFAS, Spend Cloud, Exact, Visma, SAP en andere systemen. Je kunt ook zonder koppeling starten: dossiers direct uploaden. De koppeling kun je altijd later inrichten.
Zien onze leveranciers elkaars gegevens?
Nee. Elke leverancier ziet alleen de contracten waaraan hij gekoppeld is, met de acties, KPI’s en documenten die daarbij horen. Onderling zien leveranciers niets van elkaar. Jij houdt het totaaloverzicht over alle contracten.
Hoe veilig is onze contractdata?
Alle data wordt beschermd volgens Europese standaarden (AVG/GDPR en ISO 27001). Toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers en alle gegevens worden binnen de EU opgeslagen.
Zien wat er in jouw contracten zit?
Neem een dossier mee naar de demo, dan zie je het live.