Aanbesteding voorbij.
Tijd om je bestek te laten werken.
Het bestek beschrijft de norm. GRIP zorgt dat je er dagelijks op stuurt: acties opvolgen, prestaties bewaken op honderden locaties, en aantoonbaar maken wat is afgesproken.
Van gemeente tot vervoerder
NIS-2. Openbaar bestuur is aangewezen als sector onder NIS-2 en de Cyberbeveiligingswet; vervoerders vallen onder een aparte sector met eigen drempels.
Lees hoe GRIP helpt →Je contractdata wordt uitsluitend verwerkt op Europese platformen, onder Europees recht. GRIP is ISO 27001-gecertificeerd en AVG-proof by design.
De uitdagingen van contractmanagement in de publieke sector
Bestek versus praktijk
Het bestek zegt A, de praktijk doet B. Wie toetst dat structureel, buiten de jaarlijkse audit om?
Wie volgt de acties op, over honderden locaties?
Toezeggingen uit het bestek en de gunning raken los van de dagelijkse praktijk op elke locatie. Wie bewaakt dat een leverancier zijn actie ook echt afrondt?
De contractmanager vertrekt. Het contractgeheugen vertrekt mee.
Afspraken, uitzonderingen en leveranciersrelaties zitten vaak in één hoofd. Vertrekt die persoon, dan verdwijnt de kennis mee.
Aantoonbare rechtmatigheid
De accountant vraagt om aantoonbare contractbeheersing. Kun je dat direct laten zien, of begint dan het zoekwerk?
Acties die niemand kwijtraakt, prestaties die je kunt aantonen
Elk contract genereert acties: een indexatievoorstel beoordelen, een onderhoudsrapportage opvragen, een schouw inplannen. Wie is daarvan de eigenaar, en is het al gebeurd — op elke locatie?
Het Contract Dashboard bewaakt elke actie tot afronding, en legt KPI’s vast zodat je aantoonbaar maakt of een leverancier presteert zoals in het bestek is afgesproken.
- ✓Open acties met eigenaar en deadline in één overzicht
- ✓KPI’s per leverancier gemeten, niet aangenomen
- ✓Aantoonbaar voor de accountant, niet pas bij de audit
Bron: onafhankelijk onderzoek (WorldCC, PwC, McKinsey)
Je meest impactvolle contract. Klopt. Tot op ruimteniveau
Schoonmaak is vaak je grootste facilitaire contract. GRIP houdt de calculatie kloppend op ruimteniveau: aantoonbaar juist, over al je locaties en klaar voor de rechtmatigheidscontrole.
- ✓Calculaties op ruimteniveau in plaats van losse spreadsheets
- ✓Mutaties in panden direct verwerkt, facturen kloppen
- ✓Aantoonbaar juiste afrekening voor de rechtmatigheid
“Contractbeheer en KPI-sturing op stadsniveau: één overzicht voor honderden locaties.”
Stad Antwerpen · Publieke sector
- ✓Contractbeheer en KPI-sturing centraal belegd
- ✓Eén overzicht voor honderden gebouwen
- ✓Acties per locatie bewaakt tot afronding
- ✓Aantoonbaar voor rechtmatigheid en verantwoording
Contractmanagement voor de publieke sector, in vier lagen
GRIP is de contractmanagement-laag boven je bestaande ERP-, P2P- of FMIS-systeem. Contract Dashboard en Financieel Beheer zijn de twee kernonderdelen; Kwaliteitsbeheer en AI vullen ze aan.
Veelgestelde vragen over GRIP voor de publieke sector
Voldoet GRIP aan de eisen voor overheidsorganisaties?
Ja. GRIP is ISO 27001 gecertificeerd en alle data wordt binnen Europa opgeslagen. Het platform biedt volledige audit trails en voldoet aan de privacy- en beveiligingseisen voor de publieke sector.
Hoe helpt GRIP bij aanbestedingstrajecten?
GRIP signaleert automatisch wanneer contracten aflopen, zodat je tijdig een aanbesteding kunt starten. Na gunning wordt het bestek ingelezen, zodat je op de afspraken kunt sturen.
Kunnen we rapportages maken voor de gemeenteraad of het bestuur?
Absoluut. GRIP biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden. Van kosten per locatie tot prestaties van leveranciers, alles is te exporteren en presenteren.
Is GRIP geschikt voor organisaties met veel locaties?
Ja. GRIP is gebouwd voor organisaties met tientallen tot honderden locaties. Filters, zoekfuncties en kaartweergaven maken navigatie eenvoudig.
Kan GRIP gekoppeld worden aan bestaande systemen?
Ja. GRIP heeft koppelingen met diverse FMIS-systemen en kan integreren met financiële systemen. Neem contact op voor de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Klaar om te starten?
Ontdek hoe GRIP uw organisatie helpt met contractmanagement én financieel beheer.