Sinds 1 juli 2025 geldt een nieuw btw-tarief voor schoonmaak in woongedeeltes binnen de zorg. Voor veel zorgorganisaties is dat een hoofdpijndossier. Welk tarief geldt voor welke ruimte? En hoe houd je dat kloppend als je nog in Excel werkt? Patyna liep daar niet op vast. Door de overstap naar GRIP verwerkt ze het juiste btw-tarief per ruimte, automatisch. Dat bespaart tijd en het bespaart geld.
De organisatie
Patyna is een ouderenzorgorganisatie met meerdere locaties in Friesland. Dagelijks is ze verantwoordelijk voor de zorg en het welzijn van haar cliënten. Een schone, veilige leefomgeving is daarbij geen luxe, het is een randvoorwaarde voor goede zorg. Dat vraagt om grip op je facilitaire contracten, ook op schoonmaak.
Waar het misgaat: de hybride ruimtes
De grootste uitdaging zit in de hybride ruimtes, waar zowel gewoond als gewerkt wordt. Met een grove keuze tussen 9% en 21% klopt het zelden precies. Reken je te hoog, dan betaal je te veel. Reken je te laag, dan loop je een risico. In een spreadsheet is dat handwerk en handwerk is foutgevoelig.
Waarom Excel vastliep
Lang beheerde Patyna haar schoonmaakcalculaties in Excel. Flexibel en vertrouwd. Maar zodra er iets veranderde in een pand, moest dat handmatig de spreadsheet in. Met alle bijbehorende risico’s. De btw-wijziging maakte dat probleem alleen maar zichtbaarder.
Van interne oplossing naar standaard functionaliteit
Patyna wachtte niet af. Samen met adviesbureau CONTRAST en een fiscalist werkte ze zelf een verdeelsleutel uit voor de hybride ruimtes op basis van het aantal werk- en bewonersruimten. Een doordachte aanpak, die in de praktijk werkte.
GRIP zag de waarde ervan. Mede door toenemende vragen uit de markt over ditzelfde vraagstuk, pakte GRIP de aanpak op en bouwde die door tot standaard functionaliteit in de module Financieel Beheer.
De overstap naar GRIP
In januari 2024 stapte Patyna over naar de module Financieel Beheer van GRIP. Adviesbureau CONTRAST begeleidde de aanbesteding en bracht Patyna en GRIP bij elkaar. Schoonmaakpartner NIVO was vanaf het begin betrokken en hielp het systeem snelwerkend te krijgen.
Sindsdien staan alle schoonmaakcalculaties centraal en digitaal in één platform. Opdrachtgever en dienstverlener werken in dezelfde omgeving. Mutaties in panden worden direct verwerkt. De calculaties en facturen kloppen, zonder handmatige formules en zonder versieconflicten. Toen de btw-wijziging kwam, was Patyna er klaar voor.
Het resultaat
Elke hybride ruimte krijgt de juiste verdeling, in plaats van een te grove keuze. Datzelfde geldt voor diensten als glasbewassing en vloeronderhoud. Het tarief klopt per ruimte, en er gaat geen tijd verloren aan handmatige verrekeningen.
“We kunnen nu echt regie houden op ons schoonmaakcontract. Wijzigingen in onze panden zijn snel verwerkt en we weten altijd waar we aan toe zijn.” — Jörgen Keijl, Contractmanager Facilitair bij Patyna
Wat het Patyna oplevert
• Btw correct per ruimte, ook voor hybride ruimtes
• Geen handmatige verrekeningen meer, dus tijdwinst
• Het juiste tarief, dus geen euro te veel afgedragen
• Altijd actuele data, geen verouderde Excel-bestanden
• Regie op het contract, met inzicht in afspraken en kosten
• Eén platform voor opdrachtgever en dienstverlener
Wil je net als Patyna klaar zijn voor de zorg-btw en grip houden op je schoonmaakcontracten? Bekijk wat de module Financieel Beheer van GRIP voor jouw organisatie kan betekenen: Financieel Beheer voor Facility | GRIP Facility