L’appel d’offres est terminé.
Il est temps de faire vivre votre cahier des charges.
Le cahier des charges décrit la norme. GRIP vous permet d’y piloter au quotidien : suivre les actions, surveiller les performances sur des centaines de sites, et prouver ce qui a été convenu.
De la commune à l’opérateur de transport
NIS-2. L’administration publique est désignée comme secteur au titre de NIS-2 et de la loi sur la cybersécurité ; les opérateurs de transport relèvent d’un secteur distinct avec leurs propres seuils.
Découvrez comment GRIP vous aide →Vos données contractuelles sont traitées exclusivement sur des plateformes européennes, sous le droit européen. GRIP est certifié ISO 27001 et conforme au RGPD dès la conception.
Les défis de la gestion des contrats dans le secteur public
Cahier des charges contre pratique
Le cahier des charges dit A, la pratique fait B. Qui vérifie cela de façon structurelle, en dehors de l’audit annuel ?
Qui suit les actions, sur des centaines de sites ?
Les engagements du cahier des charges et de l’attribution se détachent de la pratique quotidienne sur chaque site. Qui veille à ce qu’un fournisseur termine réellement son action ?
Le gestionnaire de contrats part. La mémoire du contrat part avec lui.
Les accords, exceptions et relations fournisseurs se trouvent souvent dans une seule tête. Si cette personne part, la connaissance disparaît avec elle.
Conformité démontrable
L’auditeur demande une maîtrise contractuelle démontrable. Pouvez-vous le montrer immédiatement, ou la recherche commence-t-elle alors ?
Des actions que personne ne perd de vue, des performances que vous pouvez prouver
Chaque contrat génère des actions : évaluer une proposition d’indexation, demander un rapport d’entretien, planifier un contrôle. Qui en est responsable, et est-ce déjà fait, sur chaque site ?
Le tableau de bord des contrats suit chaque action jusqu’à sa clôture, et enregistre les KPI afin que vous puissiez prouver si un fournisseur respecte les performances convenues dans le cahier des charges.
- ✓Actions ouvertes avec responsable et échéance dans une seule vue
- ✓KPI mesurés par fournisseur, non supposés
- ✓Traçable pour l’auditeur, pas seulement lors de l’audit
Source : recherche indépendante (WorldCC, PwC, McKinsey)
Votre contrat le plus important. Exact. Jusqu’au niveau du local
Le nettoyage est souvent votre contrat facilitaire le plus important. GRIP maintient le calcul exact au niveau du local : vérifiable sur tous vos sites et prêt pour le contrôle de conformité.
- ✓Calculs au niveau du local plutôt que des tableurs séparés
- ✓Mutations dans les bâtiments traitées immédiatement, factures justes
- ✓Décompte exact et vérifiable pour la conformité
« Gestion des contrats et pilotage par KPI à l’échelle de la ville : une vue d’ensemble pour des centaines de sites. »
Ville d’Anvers · Secteur public
- ✓Gestion des contrats et pilotage par KPI centralisés
- ✓Une vue d’ensemble pour des centaines de bâtiments
- ✓Actions par site suivies jusqu’à leur clôture
- ✓Traçable pour la conformité et la reddition de comptes
La gestion des contrats pour le secteur public, en quatre couches
GRIP est la couche de gestion des contrats au-dessus de votre système ERP, P2P ou FMIS existant. Le tableau de bord des contrats et la gestion financière sont les deux composants essentiels ; la gestion de la qualité et l’IA les complètent.
Questions fréquentes sur GRIP pour le secteur public
GRIP répond-il aux exigences des organisations gouvernementales ?
Oui. GRIP est certifié ISO 27001 et toutes les données sont stockées en Europe. La plateforme offre des pistes d’audit complètes et répond aux exigences de confidentialité et de sécurité du secteur public.
Comment GRIP aide-t-il dans les procédures d’appel d’offres ?
GRIP signale automatiquement quand les contrats arrivent à échéance, afin que vous puissiez lancer un appel d’offres à temps. Après l’attribution, le cahier des charges est intégré dans GRIP, afin que vous puissiez piloter selon les accords.
Pouvons-nous créer des rapports pour le conseil communal ou le conseil d’administration ?
Absolument. GRIP offre de vastes possibilités de reporting. Des coûts par site aux performances des fournisseurs, tout peut être exporté et présenté.
GRIP convient-il aux organisations comptant de nombreux sites ?
Oui. GRIP est conçu pour les organisations comptant des dizaines à des centaines de sites. Les filtres, les fonctions de recherche et les vues cartographiques facilitent la navigation.
GRIP peut-il être connecté aux systèmes existants ?
Oui. GRIP dispose d’intégrations avec divers systèmes FMIS et peut s’intégrer aux systèmes financiers. Contactez-nous pour connaître les possibilités pour votre organisation.
Prêt à commencer ?
Découvrez comment GRIP aide votre organisation en gestion des contrats et en gestion financière.