Appel d’offres terminé.
Il est temps de faire vivre votre PVE.
Le PVE décrit ce qui a été convenu. GRIP vous permet d’y piloter au quotidien : suivre les actions, surveiller les performances, et savoir précisément ce qu’un fournisseur doit encore livrer.
De l’école primaire à l’université
NIS-2. Les établissements d’enseignement ne relèvent pas automatiquement de NIS-2, mais les fournisseurs et partenaires de la chaîne y sont de plus en plus soumis.
Découvrez comment GRIP vous aide →Vos données contractuelles sont traitées exclusivement sur des plateformes européennes, sous le droit européen. GRIP est certifié ISO 27001 et conçu pour être conforme au RGPD dès la conception.
Les défis de la gestion des contrats dans l’enseignement
Campus, facultés, bâtiments
De l’école primaire aux campus universitaires : chaque faculté et chaque site a ses propres fournisseurs et accords. Comment garder une vue d’ensemble ?
Qui assure le suivi des actions ?
Les engagements du PVE et du contrat se détachent de la pratique quotidienne. Qui veille à ce qu’un fournisseur termine réellement son action ?
Le fournisseur est-il vraiment à la hauteur ?
Les KPI figurent dans le PVE, mais sont rarement mesurés. Comment savoir si la qualité convenue est réellement livrée ?
Le gestionnaire de contrats part. La mémoire contractuelle part avec lui.
Les accords, exceptions et relations fournisseurs se trouvent souvent dans une seule tête. Si cette personne part, la connaissance part avec elle.
Des actions que personne ne perd de vue, des performances que vous pouvez démontrer
Chaque contrat génère des actions : évaluer une proposition d’indexation, demander un rapport d’entretien, planifier une inspection. Qui en est responsable, et est-ce déjà fait ?
Le tableau de bord des contrats surveille chaque action jusqu’à son achèvement, et enregistre les KPI afin que vous puissiez voir si un fournisseur respecte réellement ce qui a été convenu.
- ✓Les actions ouvertes avec responsable et échéance dans un seul aperçu
- ✓KPI mesurés par fournisseur, pas supposés
- ✓Rien ne reste inaperçu jusqu’à la prochaine évaluation
Source : recherche indépendante (WorldCC, PwC, McKinsey)
Votre contrat le plus impactant. Juste. Jusqu’au niveau du local
Le nettoyage est souvent votre plus grand contrat facilitaire. Avec le module Gestion financière, GRIP garde le calcul juste au niveau du local, sur tous vos sites. De l’école primaire au campus universitaire : chaque local traité automatiquement en cas de modification.
- ✓Des calculs au niveau du local plutôt que des tableurs séparés
- ✓Une rénovation ou un nouveau local est traité immédiatement
- ✓Les factures correspondent au contrat, aucun double paiement
« Une université technique qui souhaite gérer activement ses services externalisés. »
TU/e · Enseignement
- ✓Actions par service externalisé surveillées de façon centralisée
- ✓KPI visibles par fournisseur
- ✓Un seul aperçu pour tout le campus
- ✓Plus de tableurs obsolètes
La gestion des contrats pour l’enseignement, en quatre couches
GRIP est la couche de gestion des contrats au-dessus de votre système ERP, P2P ou FMIS existant. Le tableau de bord des contrats et la gestion financière en sont les deux éléments centraux ; la gestion de la qualité et l’IA les complètent.
Questions fréquentes sur GRIP pour l’enseignement
Comment GRIP aide-t-il après un appel d’offres européen ?
Le dossier d’appel d’offres (PVE, contrat et soumission) est lu par l’IA et converti en accords, KPI et échéances qui vous servent de repère. Ainsi, le PVE ne reste pas un simple document, mais devient la norme sur laquelle votre fournisseur doit rendre compte.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle si importante pour les établissements d’enseignement ?
Parce que les établissements d’enseignement travaillent souvent avec des budgets serrés et plusieurs sites, une vue d’ensemble est cruciale. Une bonne gestion des contrats aide à maîtriser les coûts, surveiller les performances et éviter les mauvaises surprises par la suite.
GRIP peut-il être connecté à notre système d’achat ?
Oui, GRIP se connecte à des systèmes d’achat tels qu’AFAS et Spend Cloud. Les données contractuelles de base sont synchronisées automatiquement, vous ajoutez le pilotage.
GRIP convient-il à un groupe scolaire de plus de 20 sites ?
Absolument. GRIP est conçu pour les organisations comptant des dizaines à des centaines de sites. Les filtres, les fonctions de recherche et les vues cartographiques rendent la navigation simple, quel que soit le nombre d’écoles.
GRIP est-il conforme au RGPD et aux exigences de l’enseignement ?
Oui. Toutes les données sont stockées en toute sécurité en Europe et nous sommes certifiés ISO 27001. GRIP répond à toutes les exigences de confidentialité et de sécurité des établissements d’enseignement.
Combien de temps les organisations d’enseignement économisent-elles avec GRIP ?
Les organisations d’enseignement économisent en moyenne 30 % de temps sur l’administration contractuelle. Le travail manuel disparaît et les écarts sont signalés plus rapidement.
Prêt à démarrer ?
Découvrez comment GRIP Facility aide votre établissement d’enseignement à professionnaliser la gestion de ses contrats facilitaires.