GRIP · Notre approche

Du chaos au contrôle

Avec une méthode qui fonctionne

Trois quarts des contrats ne sont pas gérés activement. Cela coûte de la valeur.

Santé Enseignement Secteur public Approche structurée et éprouvée

Faites le scan (2 min) Planifiez une session de découverte

Le défi

Cette situation vous parle ?

Des contrats dans Excel

Aucune vue centralisée, des données qui deviennent vite obsolètes.

Une propriété peu claire

Personne ne sait qui est responsable de quel contrat.

Des renouvellements tacites

Des délais de résiliation manqués coûtent inutilement de l'argent, année après année.

Des pertes de connaissances lors des départs

Les connaissances disparaissent quand les collaborateurs partent. Le suivi des dossiers fait défaut.

Curieux de savoir où en est votre organisation ?

Cinq piliers, seize questions, cinq minutes.

Faites le scan →

De l'administration des contrats à la gestion des contrats

L'étape que la plupart des organisations n'ont pas encore franchie

De nombreuses organisations ont leur administration des contrats en ordre : les contrats sont enregistrés (Excel, ERP, système Spend ou FMIS), il existe un rappel de date de fin et quelqu'un en assure le suivi. Une bonne base, mais pas encore de gestion des contrats. La différence se situe dans ce que vous faites après la signature. La gestion des contrats est active : conserver, mesurer, piloter et sécuriser la valeur.

Administration des contrats	Gestion des contrats
Enregistrer et conserver les contrats	Piloter la conformité et la performance
Suivre les échéances dans Outlook	Surveiller activement avec des alertes automatisées
Le fournisseur appelle en cas de problème	Suivre de manière proactive via des KPI et des tableaux de bord
Renouveler le contrat à son échéance	Un choix réfléchi : renouveler, renégocier ou résilier
Propriété peu claire	Chaque contrat a un propriétaire attitré
La valeur s'échappe	‘Getting what is agreed’

La démarche

De la découverte à la mise en œuvre complète

Notre démarche s'inspire de méthodologies reconnues telles que NEVI CLM et le modèle de maturité CATS CM, destinées à éviter la « fuite de valeur » des contrats. Nous traduisons ces principes en une approche étape par étape qui s'appuie sur l'existant, sans surcharger l'organisation.

Toutes les organisations n'ont pas besoin de toutes les étapes. Votre base est déjà en ordre ? Une implémentation directe du logiciel GRIP est alors également possible.

Phase A

Découvrir

Étape 01 à 03

Session de découverte

Une demi-journée pour aligner tout le monde, avec une vision partagée comme point de départ.

Lors d'une session d'une demi-journée, nous identifions ensemble les contrats existants, la manière dont ils sont actuellement sécurisés et les principaux points de friction pour la direction et les équipes opérationnelles. La gestion des contrats n'est pas une tâche administrative, c'est un enjeu organisationnel.

Collecter les données contractuelles et les centraliser

Un travail de terrain pour rassembler tous les contrats au même endroit. La base de tout ce qui suit.

En concertation avec les bons interlocuteurs de chaque service, tous les contrats disponibles et les informations associées sont collectés, regroupés et structurés. Ce travail de terrain est souvent sous-estimé jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Scan rapide et mise en ordre de l'administration des contrats

Le portefeuille cartographié (rouge, orange, vert) avec un top 10 nécessitant une attention immédiate.

Notre conseiller inventorie et qualifie l'ensemble du portefeuille. Rouge : expire dans les 3 mois. Orange : au-dessus de 25 000 € et non géré activement. Vert : à jour et sous contrôle. Résultat : une vue d'ensemble complète et une liste des 10 priorités.

Phase B

Mettre en place

Étape 04 à 07

Inventaire des risques et classification des contrats

Une matrice des contrats qui indique lesquels doivent être gérés activement.

Sur la base de la valeur du contrat, du risque de renouvellement, du risque de conformité, de la sensibilité à l'indexation et de la complexité des SLA, nous établissons la matrice des contrats. Les risques et la valeur deviennent ainsi visibles.

Propriété des contrats et organisation

Pilier 1 : chaque contrat reçoit un propriétaire responsable de l'ensemble du cycle de vie.

Les rôles et responsabilités sont définis : qui fait quoi, qui ajuste, qui est responsable en dernier ressort. Sans propriété claire, rien n'avance.

Une feuille de route sur mesure vers le bon niveau de maturité

Un chemin réaliste de l'ad hoc vers le structuré et l'optimisé, adapté à votre organisation.

Nous déterminons ensemble un chemin réaliste basé sur le modèle de maturité CATS CM et NEVI, de l'ad hoc vers le structuré et l'optimisé. Pas de big bang, pas d'ambitions irréalistes. Étape par étape, adapté au contexte de votre organisation : public ou privé, santé, enseignement ou secteur public.

Connexion à votre paysage informatique actuel

GRIP n'est pas un remplacement. C'est la couche de gestion des contrats qui s'ajoute à l'existant.

Nous identifions où les contrats sont actuellement sécurisés : système ERP, Spend ou FMIS, SharePoint ou ailleurs. Nous réalisons ensuite l'intégration afin que GRIP se connecte parfaitement aux systèmes existants.

Phase C

Mise en service et ancrage

Étape 08 à 09

Implémentation du logiciel et gestion de la performance avec GRIP

Tableaux de bord et suivi des KPI : au cœur du ‘getting what is agreed’.

Une fois l'administration des contrats et la propriété en place, GRIP se connecte. Les contrats deviennent directement visibles dans le logiciel. Vous démarrez ainsi une gestion active des contrats : mesurer, ajuster et améliorer.

Adoption : garantir une utilisation effective

Aucun projet n'échoue à cause de la technique. L'adoption est essentielle.

Des formations ciblées et vidéos utilisateurs à une communication claire sur la nouvelle façon de travailler et un accompagnement via les bons canaux. Le changement est ainsi non seulement mis en place, mais aussi ancré durablement.

Ce que cela apporte

Direction et opérationnel alignés

Cinq piliers d'une gestion des contrats réussie : organisation, administration des contrats, gestion de la performance, gestion des fournisseurs et gestion de la relation. Cette démarche pose les trois premiers, dans le bon ordre.

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L'administration des contrats comme fondation

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Une propriété et une organisation claires

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Gestion de la performance : mesurer et ajuster

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Les risques de conformité identifiés et maîtrisés

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Plus jamais de délai de résiliation manqué

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Plus de perte de valeur sur les contrats

Qui fait quoi

Une équipe complète, une seule démarche

GRIP est le fil conducteur de la démarche. Deux partenaires spécialisés couvrent le volet humain, vous n'avez donc pas à faire vous-même le lien entre le travail de terrain, le conseil et l'outil.

Travail de terrain

En partenariat avec JRFM

Recense et organise physiquement les contrats au sein de votre organisation. Collecte les données contractuelles dans tous les services, la base de chaque scan rapide.

Conseil et restructuration

En partenariat avec ContractGrip

Conseille sur la méthode de travail, la propriété et la feuille de route à travers des méthodologies éprouvées de gestion des contrats et des fournisseurs. Ancre la démarche au sein de l'organisation.

Logiciel et implémentation

GRIP

GRIP fournit le logiciel de gestion des contrats : de l'analyse du paysage informatique et de l'intégration aux systèmes existants jusqu'à la configuration initiale et le déploiement complet.

Plus d'informations sur nos partenaires arrivent bientôt.

Prêt à commencer ?

Pas de big bang. Pas de préparation de plusieurs mois. Commencez par les contrats qui comptent le plus aujourd'hui.

Curieux de savoir où en est votre organisation ?

Faites le scan de gestion des contrats et obtenez immédiatement un aperçu de votre niveau de maturité sur cinq piliers.

Faites le scan de gestion des contrats (2 min)

Planifiez une session de découverte sans engagement :

info@grip-facility.com | +31 (0) 85 060 42 70