De 10 beste Facility Contractmanagement softwaresystemen van 2025: Vergelijking en Advies

Een slimme contractmanagementmodule binnen je facilitaire software biedt grip op processen en voorkomt verrassingen. De belangrijkste voordelen:

• Centraal beheer van alle contracten en documenten
• Automatische signalering bij verlengingen, opzegmomenten en SLA-afwijkingen
• Bewaking van KPI’s en leveranciersprestaties
• Inzicht in kosten per contract en leverancier
• Rapportages voor audits, compliance en directie
• Vermijden van risico’s door verlopen of vergeten contracten
• Efficiëntere samenwerking met leveranciers

Wat is het verschil tussen een FMIS, ERP-systeem en een contractbeheer systeem?

Deze vraag horen we regelmatig tijdens kennismakingsgesprekken, omdat het onderscheid tussen de functionaliteiten van verschillende facilitaire systemen vaak verwarrend is.

• FMIS (Facility Management Informatie Systeem): Een breed systeem dat alle facilitaire processen ondersteunt, zoals meldingen, ruimtebeheer, onderhoud, reserveringen en vaak ook contractbeheer.
• ERP-systeem (Enterprise Resource Planning): Gericht op de kernprocessen van een organisatie zoals financiën, HR, inkoop en logistiek. Voorbeelden zijn Afas en Spendcloud.
• Contractbeheersysteem: Gespecialiseerd in het beheren van contracten en leveranciersrelaties. Focus ligt op signalering, dossiervorming, prestaties en compliance.

Een contractbeheersysteem zoals Grip Facility kan gekoppeld worden met zowel een FMIS als een ERP-systeem – en werkt dus naadloos samen met bijvoorbeeld Topdesk, Planon, Afas of Spendcloud.

10 Facility Management Apps voor Contractbeheer (2025)

1. Planon – FMIS-systeem voor grote organisaties

Voor organisaties met complexe facilitaire ketens en vastgoed.
Functionaliteiten: Onderhoud, werkplekbeheer, vastgoedbeheer, contractbeheer.
➡️ Sterk in geïntegreerd contract- en vastgoedbeheer.

2. Facilitor – FMIS voor zorg, onderwijs en kantoren

Toegankelijk en veelzijdig.
Functionaliteiten: Service management, e-Procurement, KPI-monitoring, sleutelbeheer.
➡️ Gebruiksvriendelijk en krachtig in signalering.

3. TOPdesk – IT & FM in één platform

Geschikt voor organisaties met veel meldingen en workflows.
Functionaliteiten: Incidentbeheer, selfserviceportaal, workflowautomatisering.
➡️ Verbindt contractbeheer slim met servicemeldingen.

4. Afas – ERP-systeem met integratiemogelijkheden

Complete bedrijfssoftware met HR, finance en inkoop.
➡️ In combinatie met Grip Facility ontstaat volledig inzicht in contracten en verplichtingen.

5. Spendcloud – ERP voor financieel beheer en inkoop

Focus op budgetbeheer, facturen en leveranciers.
➡️ Door koppeling met Grip Facility ontstaat controle over contractvoorwaarden en prestaties.

6. Grip Facility App – Specialist in contractmanagement

Ontwikkeld voor optimale grip op facilitaire contracten.
Functionaliteiten: Dossiervorming, signalering, KPI-monitoring, kwaliteit bewaking, leveranciers beoordelingen, kostenbeheer, duurzaamheidsrapportages.

➡️ Koppelt naadloos met FMIS- en ERP-systemen zoals Topdesk, Planon, Afas en Spendcloud
➡️ Geoptimaliseerd voor samenwerking, kwaliteit en kostenbeheersing.

7. Axxerion (Spacewell) – IWMS met digitale ondertekening

Ideaal voor compliance en juridische controle.
Functionaliteiten: Contractbeheer, werkorders, assetmanagement, selfservice, rapportages.
➡️ Perfect voor organisaties die risico’s willen minimaliseren.

8. Archibus – Voor vastgoedintensieve organisaties

Focus op strategisch vastgoed- en assetbeheer.
Functionaliteiten: Vastgoedbeheer, duurzaamheid, risicobeheersing.
➡️ Krachtig in asset- en lifecyclecontractbeheer.

9. Infraspeak – Slim onderhoudsplatform (IMMP)

Technisch en onderhoudsgericht.
Functionaliteiten: Leveranciersbeheer, onderhoud, workflows, waarschuwingen.
➡️ Slimme signaleringen bij vervaldatums, ideaal voor compliance.

10. UpKeep – Mobiel georiënteerde CMMS

Toegankelijk voor MKB en technisch personeel.
Functionaliteiten: Werkorders, onderhoud, voorraadbeheer, rapportage.
➡️ Gebruiksvriendelijk voor beheer van onderhoudscontracten

Welke app past bij jouw organisatie?

De juiste keuze hangt af van je organisatiegrootte, sector en ambities. Stel jezelf deze vragen:

• Zijn al je contracten centraal beschikbaar, inclusief dossieropbouw?
• Waarschuwt de app je bij afloopmomenten en of openstaande acties?
• Worden prestaties en SLA’s gekoppeld aan data?
• Zijn jouw audits digitaal?
• Integreert de tool met je FMIS of boekhoudsysteem?

Grip op contractbeheer begint hier

Contractmanagement wordt steeds belangrijker binnen facility management en vormt daarin een cruciale schakel. Met de juiste software:

• voorkom je verrassingen
• bespaar je tijd en kosten
• verhoog je de controle & kwaliteit
• optimaliseer je de samenwerking met jouw leveranciers

Benieuwd wat de Grip Facility App voor jouw contractmanagement kan betekenen? Vraag een demo aan of neem contact met ons op. Klik hier voor een vrijblijvend adviesgesprek.