Vous avez des dizaines de contrats sous la main. Des contrats de nettoyage en PDF scanné, des contrats de maintenance sous Word, des annexes de SLA qui traînent quelque part dans une boîte mail. Chaque contrat saisi manuellement dans votre registre vous coûte 45 minutes. Parfois davantage. Et même là, vous n’êtes pas certain d’avoir bien repris tous les champs pertinents. La gestion des contrats par IA répond précisément à ce problème : KAIA, le module d’IA de GRIP, lit vos documents contractuels et structure automatiquement les données essentielles. Plus de ressaisie, plus de clauses d’indexation oubliées.
Pourquoi la saisie manuelle est un problème structurel
Un gestionnaire de contrats disposant de 50 contrats actifs consacre un temps considérable à l’enregistrement manuel des données contractuelles. Les organisations qui utilisent GRIP indiquent que le travail de saisie atteint trois quarts d’heure, voire plus, par contrat. Multipliez cela par chaque nouveau contrat, chaque renouvellement et chaque annexe modifiée.
La réalité est que les contrats sont renouvelés, modifiés et complétés. Chaque changement implique une mise à jour manuelle. Entre-temps, votre registre ne correspond plus à la réalité. Les dates de renouvellement passent inaperçues. Les clauses d’indexation ne sont découvertes que lorsque la facture est déjà trop élevée. Deux collègues ont enregistré le même contrat de manière différente.
Il ne s’agit pas d’un problème d’organisation. Il s’agit d’un problème de conception de processus. La ressaisie manuelle est source d’erreurs par définition, quel que soit le soin que vous y apportez.
Ce que fait la gestion des contrats par IA, et ce qu’elle ne fait pas
L’extraction par IA n’est pas la même chose que la génération par IA. KAIA n’écrit rien. KAIA ne génère aucun texte contractuel et ne fournit aucun conseil juridique. Ce que fait KAIA : lire un document existant et en reconnaître la structure.
Une clause d’indexation à la page 23 d’un contrat de nettoyage de 40 pages est reconnue, extraite et proposée comme champ de saisie. Vous vérifiez si l’extraction est correcte, puis vous confirmez. L’interprétation reste l’affaire de l’humain. Déterminer si cette clause d’indexation est favorable à votre organisation, c’est à vous de le faire. Pas à l’IA.
Cette approche honnête est précisément ce qui explique pourquoi la gestion des contrats par IA fonctionne en pratique : elle reprend le travail de saisie, pas la responsabilité.
Comment KAIA traite un document contractuel
Le processus est transparent et se compose de quatre étapes :
- Téléversement : vous chargez un PDF ou un document Word dans GRIP. Il peut s’agir d’un nouveau contrat, mais aussi d’un document existant issu de vos archives.
- Extraction : KAIA lit le document et reconnaît les champs essentiels. Rien d’une boîte noire : vous voyez quels champs ont été trouvés et sur la base de quel texte.
- Contrôle : les valeurs proposées vous sont présentées. Vous ajustez ce qui doit l’être et confirmez ce qui est correct.
- Activation : les données figurent dans GRIP. Non plus dans un PDF qui traîne sur un disque, mais sous forme de données contractuelles opérationnelles avec alertes, actions et tableaux de bord.
Pour les PDF scannés, une étape supplémentaire s’applique : KAIA utilise l’OCR pour rendre d’abord le texte lisible. La qualité du scan influe sur la précision de l’extraction. En cas de scans de mauvaise qualité, le contrôle manuel revêt une importance accrue.
Quels champs KAIA reconnaît dans les contrats de FM
KAIA est spécifiquement entraînée sur la structure des contrats de services externalisés. Les outils d’IA génériques reconnaissent les durées et les noms des parties. KAIA reconnaît également les champs qui comptent vraiment pour un gestionnaire de FM ou de contrats :
- Durée et date d’entrée en vigueur
- Option et délai de renouvellement
- Délai de préavis
- Mécanisme d’indexation et date de référence
- Accords de SLA et indicateurs de performance
- Fréquence de facturation et délai de paiement
- Personnes de contact du côté du prestataire
- Dispositions particulières telles que clauses de pénalité ou droits d’audit
Ce sont précisément les champs qui, dans un registre manuel, manquent le plus souvent ou sont obsolètes. Non pas parce que les gestionnaires de contrats travaillent avec négligence, mais tout simplement parce qu’ils n’en ont pas le temps.
Pour en savoir plus sur la manière dont GRIP prend en charge l’ensemble du cycle contractuel, consultez la page consacrée à la numérisation intelligente grâce à l’IA.
Des données extraites à une gestion des contrats par IA opérationnelle
KAIA constitue le point d’entrée. GRIP est l’environnement où les données travaillent ensuite pour vous. Dès qu’un contrat est extrait et confirmé, les données deviennent actives :
- Les dates d’échéance et les délais de préavis génèrent automatiquement des alertes
- Les clauses d’indexation sont surveillées et reliées au tableau de bord financier
- Les accords de SLA sont visibles dans le tableau de bord des contrats et se relient aux mesures de qualité
- Des actions et des tâches récurrentes sont créées sur la base des accords contractuels
Le gain de temps sur l’administration des contrats ne réside pas seulement dans la disparition de la ressaisie. Il réside aussi dans la disparition du temps de recherche. Plus besoin de chercher quelle version d’un contrat fait foi. Plus besoin de vérifier manuellement si une date de renouvellement approche. Plus besoin de retrouver quel était l’accord d’indexation.
Pour les organisations qui souhaitent numériser leurs archives contractuelles existantes, c’est l’argument le plus direct. Quatre-vingts contrats qui figurent aujourd’hui sur un disque au format PDF peuvent être lus et structurés un à un. Sans des semaines de travail manuel.
GRIP est certifié ISO 27001. Les documents contractuels sont traités au sein de l’UE. Pour les responsables informatiques et les responsables de la conformité qui souhaitent savoir où vont les documents : le traitement répond aux exigences que vous êtes en droit d’attendre d’un environnement SaaS professionnel. Pour en savoir plus sur le contexte de l’IA dans GRIP, consultez l’article comment l’IA redonne le premier rôle au gestionnaire de contrats.
Vous souhaitez voir comment KAIA traite vos documents contractuels ? Réservez une démonstration et découvrez-le en direct à partir de votre propre contrat.