Grâce à l’utilisation de nouvelles technologies et méthodes, la gestion des contrats de services est en pleine évolution. Les organisations cherchent constamment des moyens de collaborer de manière plus efficace et plus simple. Les contrats et les données contractuelles jouent un rôle crucial à cet égard : ils offrent des informations précieuses qui profitent à l’ensemble de l’organisation.
En tant que fournisseur de logiciels, GRIP Facility aspire à un avenir où la gestion des contrats de services est simple, efficace et accessible à tous. La plateforme sert de fondation : grâce à une technologie intelligente, GRIP permet d’analyser et de comparer les données de différents contrats. Cela offre aux départements de services des possibilités supplémentaires, comme une meilleure visibilité sur les performances des contrats individuels et la possibilité d’aligner la gestion globale des services sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
« En regroupant les informations de différents fournisseurs sur une seule plateforme, on obtient une vue d’ensemble claire », déclare Stephan Simons, Managing Partner de GRIP. « La plateforme fonctionne comme un instrument de pilotage intelligent. Vous pouvez non seulement améliorer la qualité des services et analyser facilement les informations de gestion, mais aussi optimiser la collaboration entre les partenaires contractuels. »
Plus de visibilité grâce à l’intégration des contrats
Simons donne un exemple pratique : « Lorsque les données KPI de différents fournisseurs sont importées de manière uniforme, vous obtenez dans le tableau de bord une vue claire de tous les contrats. Cela permet au gestionnaire de services de comparer les performances et, si nécessaire, d’ajuster. »
« Cela peut facilement être étendu à tous les services possibles », poursuit Simons. « Bien que tout ne soit pas comparable dans le détail, les grandes lignes le sont souvent. L’objectif doit être de collecter autant que possible les mêmes données sur les dépenses, la qualité, la durabilité et les performances de tous les partenaires contractuels. Cela simplifie l’analyse et permet aux organisations d’identifier des opportunités. »
Collaboration dans la chaîne
De plus en plus d’organisations souhaitent que les prestataires de services collaborent davantage, note Simons. « D’une part, elles veulent atteindre des objectifs de services communs, comme des KPI en matière de durabilité. D’autre part, elles veulent s’encourager mutuellement à optimiser l’expérience du bâtiment. »
GRIP soutient cette collaboration numérique dans la chaîne. « Notre plateforme offre la possibilité de communiquer facilement entre vous. Les documents peuvent être partagés, les accords et les performances peuvent être consultés, et les contrats peuvent être gérés conjointement. Cela réduit la charge administrative et accélère la prise de décision. Lorsque les organisations et les partenaires contractuels ont facilement accès aux données des uns et des autres, ils peuvent collaborer plus efficacement et apprendre des performances de chacun. »
« Les partenaires contractuels améliorent ensemble la qualité de l’expérience du bâtiment »
Durabilité
La collaboration est également cruciale pour atteindre les objectifs de durabilité. « La réglementation croissante fait que la durabilité n’est plus une option », déclare Simons. Il note que la durabilité est un point important à l’ordre du jour dans les conseils d’administration des entreprises. « C’est pourquoi le suivi des contrats en matière de durabilité mérite une attention particulière. »
Qu’il s’agisse de réglementation ou d’une motivation intrinsèque, les entreprises veulent de plus en plus de visibilité sur l’impact qu’elles ont sur les personnes, l’environnement et la société. Ce besoin conduira les gestionnaires de services et de contrats à vouloir intégrer des exigences et des objectifs de durabilité dans leurs contrats. « Vous voulez pouvoir suivre les performances de durabilité au niveau du contrat en temps réel et pouvoir les rapporter facilement sans avoir à parcourir et analyser plusieurs sources. »
Simons souligne que les fournisseurs bénéficient également de ces données. « Dans un tableau de bord contractuel, ils peuvent voir comment d’autres fournisseurs performent sur des aspects de durabilité par exemple, et où ils peuvent éventuellement apporter des améliorations. »
Plus de benchmarking avec les données
De plus, Simons constate un besoin croissant chez les donneurs d’ordre de faire du benchmarking eux-mêmes. « On veut comparer les informations contractuelles et les performances avec des sites similaires ou d’autres entreprises du même secteur. C’est un défi, car les données ne sont souvent pas stockées de la même manière. »
Lorsque les formats de données au sein d’une plateforme sont uniformes, la comparaison devient beaucoup plus simple. « Nous constatons chez les donneurs d’ordre une volonté croissante de rendre les données disponibles de manière anonyme », déclare Simons. « En faisant du benchmarking des informations contractuelles, vous savez où vous en êtes, vous pouvez identifier des améliorations et vous avez des opportunités de vous différencier sur la base de la gestion des contrats. »
« Les recommandations intelligentes du système sont la prochaine étape »
Recommandations via l’apprentissage automatique
En résumé, Simons s’attend à ce que la numérisation élève la gestion des contrats à un niveau supérieur en 2025. « La prochaine étape est que le système fasse des recommandations intelligentes. Grâce à l’apprentissage automatique, la plateforme peut activement faire des suggestions pour des actions et des améliorations dans la performance des contrats. Cela aide les organisations à gérer plus facilement les contrats et offre une visibilité en temps réel. Sur la base des performances historiques, vous pouvez ajuster à temps et éventuellement renégocier les conditions. »
L’apprentissage automatique rend la gestion des contrats de services plus simple selon Simons. « En connectant les contrats et les données entre eux, on obtient une vision approfondie des tendances, des performances et des structures de coûts. Avec l’analyse de données, vous pouvez gérer les contrats de manière proactive, générer facilement des rapports de gestion, réduire les risques et faire de meilleurs choix commerciaux qui correspondent aux objectifs de l’organisation. Le résultat est un environnement de travail pérenne, durable et intelligent. »
Lisez l’article complet sur FACTO : https://www.facto.nl/39088/grip-facility-data-gedreven-inzichten-vereenvoudigen-contractmanagement