Wat is een facilitair dashboard
Een facilitair dashboard is een online dashboard voor facilitaire bedrijven of de facilitaire dienstverlening. Een dashboard is eigenlijke een verzameling van KPI’s ofwel kritieke prestatie-indicatoren waarmee de prestatie van je organisatie, de teams of afdelingen kan worden gemeten. Een facilitair dashboard kan gelden voor twee delen. Als eerste voor een organisatie, denk aan bijvoorbeeld een ziekenhuis, gemeente of scholengroep. Deze organisaties hebben over het algemeen één of meerdere facilitaire thema’s of meerdere leveranciers. Dit kunnen zowel interne als externe partijen zijn. Daarnaast kan het facilitair dashboard ook gelden voor bijvoorbeeld een ziekenhuis die bepaalde zaken zelf volgen. De KPI’s vullen zij in dit geval zelf die vervolgens door een intermediair gevolgd worden in de vorm van kwaliteitsmetingen. Ook leveranciers kunnen deze aanleveren, denk hierbij aan behaalde SROI-percentages bijvoorbeeld. Met een facilitair dashboard kunnen dus alle soorten schoonmaakbedrijven, groot of klein, hun dagelijkse activiteiten digitaliseren en hiermee hun prestaties (zowel goed als verbeterpunten) eenvoudig laten zien. .
Wat maakt een dashboard dan een dashboard?
1. Je hebt direct inzicht op macro niveau en kan doorzoomen naar microniveau om de resultaten van KPI’s en meldingen in te kunnen zien. Achter elk cijfer zit een redenering.Bijvoorbeeld een rapportage of detailinformatie over melding.
2. Je verzamelt alle mogelijke contractdata, ook als het meerdere verschillende leveranciers zijn. Je kan dus beslissingen nemen in de toekomst op met behulp van die data.
3. Je kan het eenvoudig uitbreiden naar andere facilitaire contracten.
Het dashboard kan verschillende zaken inzichtelijk maken. Denk bijvoorbeeld aan de gemaakte afspraken met leveranciers en hoe deze zich verhouden. Maar ook hoeveel meldingen en acties er zijn uitgezet. Dit kan zowel in GRIP als in een FMIS-systeem. Daarbij kan in de gaten gehouden worden of deze acties binnen de gewenste tijd opgelost zijn. Ook kun je zien hoe het met de financiën gesteld is. Hoeveel uitgaven er is geweest en hoe dit zich verhoudt tot het bestaande budget. Je kunt zelfs zien wat de verdeling is in deze werkzaamheden. Overigens kun je zelf bepalen welke data door wie bekeken kan worden.
Werk in één dashboard en sluit jouw leveranciers hierop aan
Elke facilitair manager heeft te maken met verschillende leveranciers, denk hierbij aan een schoonmaakbedrijf, de catering of een leverancier voor drankautomaten. Hiervoor moet je contracten opstellen en ervoor zorgen dat deze onderhouden worden en niet in de archieflade terecht komen. Ga met deze contracten pro-actief aan de slag en zet de beschikbare data uit het contract om en laat dat bijdragen aan de beoordeling van een leverancier. De meeste leveranciers hebben hun eigen dashboard en voor het overzicht van hun werkzaamheden kun je inlogcodes krijgen voor hun systemen, maar vervolgens kun je met die rapporten niets doen omdat je die rapporten en dus de gegevens niet met elkaar kunt verbinden. Bovendien is het inloggen op verschillende dashboarden onhandig en heb je na de contractperiode geen beschikking meer over de data. Zorg daarom dat je één dashboard gebruikt, en sluit leveranciers daarop aan. Zodat leveranciers met hun eigen software kunnen blijven werken en het dus voor iedereen eenvoudiger gaat worden.
Het digitaal beheren van contractgegevens
Wanneer je contractgegevens digitaal beheert is deze informatie direct zichtbaar. Maar digitaal contractbeheer omhelst meer dan alleen de contracten die je afsluit digitaal opslaan. Je slaat de contracten op, maar je kunt ook de gegevens van de leveranciers opslaan, risicolijsten, verslagen en rapportages maken. Van alle gegevens die je verzamelt kun je dossiers aanleggen. In deze dossiers worden alle contract documenten verzamelt en alle acties uitgezet. Zo werk je met gebruikers waaronder je leveranciers in de cloud. Gebruikers kunnen ook toegang tot deze dossiers krijgen, maar jij bepaalt wie toegang krijgt én tot welke map.
Eenvoudig inzicht in de voortgang
Met het facilitair dashboard kun je data ontvangen en weergeven waardoor je onder andere contractbeheer kunt optimaliseren. Leveranciers kunnen door middel van een API hun data automatisch aanleveren. API is een toegangspoort tot GRIP waardoor een leverancier data eenvoudig kan aanleveren zonder dat daar menselijke acties voor nodig zijn. Scheelt dus tijd. De opdrachtgever verzamelt desondanks alle nodige data. Iedereen kan dus beter en efficiënter werken met realtime data transfer. Data uit verschillende bronnen komt zo bij elkaar waardoor er een eenvoudig en transparant overzicht ontstaat bij en van alle leveranciers. Overigens kunnen alle leveranciers die gebruikmaken van het facilitair dashboard van GRIP ook gebruik blijven maken van hun eigen systemen. Met het facilitair dashboard van Grip krijg je inzicht in de voortgang van de vooraf afgesproken interne en externe KPI’s. Je kunt vanuit het dashboard deze KPI’s verder bekijken door dieper in de detailresultaten te kijken. Door de vorderingen van de KPI’s te volgen weet je ook precies waar en welke acties nodig zijn.