Contractbeheer is een belangrijk onderdeel van de contractmanagementcyclus. Als contractbeheer slim wordt uitgevoerd, is de kans op tevredenheid bij de betrokken partijen groot. Met de digitalisering die momenteel gaande is in de wereld van facility management, kan het contractbeheer natuurlijk niet achterblijven. In dit artikel neem ik je mee in de mogelijkheden.
Wat is digitaal contractbeheer?
Digitaal contractbeheer is het beheren van contractgegevens zodat deze informatie realtime beschikbaar is. GRIP voor digitalisering van contractbeheer gebruik van de CATS CM® methode:
- Je beheert contractgegevens digitaal. Denk hierbij aan het contract zelf, stakeholders- en risicolijsten, issuelijsten, verslagen en rapportages.
- Je maakt gebruik van een digitale contractkalender. Het is belangrijk om inzicht te hebben in de start- en einddatum, verlengingsdatum, overlegmomenten en rapportagemomenten.
- Je zorgt voor gedegen financieel management. Goed financieel (calculatie-)management bespaart een hoop uren en kosten. Daarnaast levert het veel transparantie op tussen alle betrokken partijen.
- Je verzamelt relevante performance data. Denk aan meetbare KPI’s die in het contract zijn afgesproken.
De beste digitale tools
Vrijwel elke opdrachtgever en leverancier maakt gebruik van digitale tools. Denk aan FMIS-systemen voor gebouwbeheer en ticketing, software voor allerlei soorten audits, registraties, sensoring en zo kan ik nog wel een tijd doorgaan. Voor alles is tegenwoordig wel een bruikbare oplossing beschikbaar!
Alle opdrachtgevers, leveranciers en onafhankelijke partijen die betrokken zijn bij het contract kunnen over aparte systemen beschikken die het beste zijn in hun vakgebied, vaak ook met een eigen dashboard. Deze digitale tools worden regelmatig door verschillende aanbieders geleverd en zijn van groot belang voor het verzamelen van relevante data.
En wat gebeurt er met de data die voor jouw bedrijf relevant is als een contract met een leverancier afloopt? Data waar je gebruik van maakt om performance van leveranciers transparant en inzichtelijk te maken?
Overzicht houden is een uitdaging
Als contractmanager of facilitair manager komt er hierdoor veel op je af. Je hebt namelijk altijd te maken met verschillende leveranciers waar contractbeheer voor uitgevoerd dient te worden. Als je drie verschillende leveranciers hebt voor bijvoorbeeld schoonmaak, catering en warmedrankenautomaten, betekent dat ook drie verschillende manieren van facturatie. Daarnaast hebben deze leveranciers vaak hun eigen dashboard met data die voor zowel de leverancier als opdrachtgever relevant kunnen zijn. Zo krijg je in veel gevallen niet-bruikbare managementrapportages en allerlei verschillende inloggegevens voor systemen.
En wat gebeurt er met de data die voor jouw bedrijf relevant is als een contract met een leverancier afloopt? Data waar je gebruik van maakt om performance van leveranciers transparant en inzichtelijk te maken?
Waarom kan een onafhankelijk dashboard de oplossing zijn?
Een onafhankelijk dashboard, zoals het dashboard van GRIP, is bij uitstek geschikt om data te ontvangen en weer te geven. Het dashboard van GRIP is een tool die op zichzelf staat en contractbeheer kan optimaliseren.
Door middel van de zogenaamde open API (een koppeling waardoor externe softwareleveranciers de door hun gekozen data kunnen verzenden) kunnen alle leveranciers hun data realtime aanleveren. Niemand is op dat moment verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de data. Dit gaat volledig automatisch.
Een dashboard kan de data en performance van de verschillende bronnen weergeven waardoor er een eenvoudig en transparant overzicht ontstaat bij alle leveranciers. De leveranciers kunnen tegelijkertijd nog steeds gebruikmaken van hun eigen systemen, wat hun interne performance ook ten goede komt.