Dit artikel is geschreven door Margriet van Dijken en afkomstig van de website https://www.atir.nl/
Hoe organiseer je een schone werk- en leefomgeving voor bewoners en medewerkers en hoe hou je grip op de hygiëne binnen het beschikbare budget? Een vraag die jaren geleden al actueel was bij Zorggroep Alliade en nog steeds aan de orde van de dag is. We beschrijven een unieke samenwerking die zich in de afgelopen 12 jaar heeft ontwikkeld passend bij het zorgklimaat, digitalisering en voorziene en onvoorziene externe factoren.
Schoonmaak in de zorg is een vak
Alliade biedt jeugdzorg, verstandelijk gehandicaptenzorg, ouderenzorg en werk en dagbesteding in Friesland op zo’n 300 locaties. 12 jaar geleden is de samenwerking met Atir begonnen. Hoe regel je de schoonmaak van meer dan driehonderd locaties waar ouderen en mensen met een verstandelijke beperking wonen, leven en recreëren? Schoonmaken in de zorg is een vak. Je hebt met veel verschillende mensen en omstandigheden te maken. Met kleine en grotere locaties. Met plekken waar cliënten niet of juist wel aanwezig zijn. Met een lichte of grotere vervuilingsgraad.
Ontwikkeling in de samenwerking
Margriet van Dijken, managing partner Atir: “Het belangrijkste resultaat van de samenwerking in de eerste jaren is gericht geweest op inzicht, grip en marktconformiteit in benodigde schoonmaak en kwaliteit per locatie en type zorg en transparantie in afspraken en verwachtingen voor zowel schoonmakers als locatieverantwoordelijke zorgmanagers. De afgelopen 5 jaar is de rol van Atir duidelijk verschoven van vakinhoudelijk expert naar digitale schoonmaakadviseur. Een ontwikkeling die geheel past in deze tijd waarin softwaregebruik voor datageneratie en analyse een steeds grote waarde toevoegt”.
Alliade is ook zelf gaan werken met de software die de adviseurs van Atir gebruiken. DKS en belevingsmetingen worden uitgevoerd door medewerkers van Alliade op de locaties evenals mutatiebeheer in de schoonmaakcalculatie in GRIP Financieel Beheer. Atir adviseert en begeleidt Alliade bij het uitvoeren van financieel beheer, DKS en belevingsmetingen. Onafhankelijke technische metingen worden steekproefsgewijs door de kwaliteitsadviseurs van Atir gelopen. Alle resultaten komen samen in GRIP Dashboard waarmee Alliade realtime weet hoe de schoonmaak er voor staat per locatie en regio.
Optimaliseren van schoonmaak
Om tot goede kwaliteitsnormen, schoonmaakprogramma’s en realistische urencalculaties te komen voor al die locaties, riep Alliade de hulp in van adviesbureau Atir. Sinds 2010 werken beide partijen samen om de schoonmaak te optimaliseren. De initiële vraag was: “Hoe krijg je grip op de uitvoering van schoonmaak van al deze locaties? En met name, hoe lever je de gewenste kwaliteit binnen realistische en evenwichtige budgetten?
Nauwkeurig in beeld brengen van locaties
Er is begonnen om de verschillende locaties nauwkeurig in beeld te brengen. Dit betreft omvang van ruimten, afwerkmaterialen en ruimtegebruik. Aansluitend zijn er schoonmaakprogramma’s opgesteld die het gewenste resultaat moeten opleveren.
Wat betreft aard en omvang van de uiteenlopende verblijfsomgevingen wordt naast de zorg ook ten aanzien van de benodigde schoonmaakservice rekening gehouden met de verschillende doelgroepen binnen de zorggroep. Dagbestedingslocaties, woonhuizen in de wijk, verpleeghuizen, locaties waar groepen cliënten samenwonen, maar ook de kantoren moeten allemaal op een eigen manier schoongemaakt worden.
De programma’s zijn als uitgangspunt gehanteerd voor urencalculaties per locatie.
Ook de additionele taken zijn nadrukkelijk meegenomen, omdat die in de zorg nogal eens onder dreigen te sneeuwen. Denk hierbij ook aan tussentijdse schoonmaak van bijvoorbeeld sanitaire ruimten. Wel zijn deze transparant gemaakt door het apart te benoemen. Daarmee kon een bewuste keus gemaakt worden welke werkzaamheden wel en welke niet onder de afdeling schoonmaak vallen. Daarnaast is het kwaliteitsbeheer ingericht, is een opleidingsprogramma samengesteld, is instructie gegeven ten aanzien van werkmethodieken en stond het huidig en toekomstig beheer van gegevens centraal. En een belangrijke vraag voor Alliade moest worden beantwoord: is wat we doen marktconform?
Negen locaties doorgelicht
Fokje van der Wal, regievoerder schoonmaak en facilitaire services bij Alliade, heeft intensief met Atir samengewerkt om onder meer negen grote woonlocaties geheel door te lichten. “Het ging daarbij om de verpleeg- en zorghuizen van het onderdeel Ouderenzorg van Alliade. Dat varieert van appartementen waar mensen zelfstandig wonen en enkele uren per dag zorg krijgen, tot woonvoorzieningen waar intensieve zorg gegeven wordt. We hebben de schoonmaak in eigen beheer. Wij kunnen dat intern goed neerzetten. Je hebt te maken met verschillende doelgroepen. Op sommige locaties helpt de cliënt zelf mee met de schoonmaak, op andere plekken zoals de gesloten locaties, niet. Voor bepaalde doelgroepen heb je hele specifieke medewerkers nodig. Bewoners kunnen soms heel heftig reageren op wisseling van personeel.”
“We hebben ook locaties waar de bedden opgemaakt moeten worden, waar de was gedaan wordt en verpleegkundige hulpmiddelen gereinigd worden. Onze mensen voeren niet alleen schoonmaaktaken uit, maar ook diverse proces ondersteunende werkzaamheden. Een bewuste keuze voor eigen beheer, maar het moet wel aantoonbaar marktconform worden georganiseerd en uitgevoerd.”
Schoonmakers in eigen dienst
Het grootste deel van de schoonmaak heeft Alliade in eigen beheer. Een aantal periodieke zaken is, om de kwaliteit te borgen, bewust bij een schoonmaakpartij ondergebracht. Dit betreft bijvoorbeeld de glasbewassing, de gevelbeplating, het vloeronderhoud en periodieke reiniging van het sanitair.
Fokje van der Wal: “Door het reguliere periodieke werk te integreren in het dagelijks pakket en daarop te controleren is de kwaliteit flink omhooggegaan. Bij de locaties van de Gehandicaptenzorg is de verandering en het resultaat het grootst. Dat is goed in beeld en onder controle.”
Monitoren van de kwaliteit en grip houden
Een reële schoonmaakcalculatie is de basis voor een succesvolle schoonmaak. Professioneel contractmanagement haalt het beste uit de samenwerking tussen opdrachtgever, afdeling schoonmaak en de dienstverlener, waardoor de afspraken over schoonmaak maximaal waarde toevoegen aan de organisatie en bewonersbeleving. In samenwerking met IT Partner GRIP Facility verzamelt en beheert Atir alle beschikbare financiële data zoals tarieven, kengetallen en extra werkzaamheden. In de tool kunnen Alliade, de verantwoordelijke voor de schoonmaak en de leverancier voor periodieke werkzaamheden online samenwerken en acties bijhouden. Als de calculatie eenmaal duidelijk is en de schoonmaakoperatie en het financiële systeem goed is ingericht, dan is het zaak om gereedschappen aan te bieden om de kwaliteit te monitoren. Waar gaat het naar wens en waar moet het beter? Periodiek worden DKS en VSR kwaliteitsmetingen uitgevoerd. Onlangs zijn hier belevingsmetingen aan toegevoegd die Alliade zelf afneemt met de audit App op de verschillende locaties. De resultaten van alle type metingen, ongeacht wie ze uitvoert, zijn zichtbaar voor de managers op het GRIP dashboard. Hierin biedt Atir haar klanten online inzicht in de resultaten van metingen en vastgestelde KPI’s. De controles zijn gekoppeld aan de opleiding van medewerkers en aan werkplekonderzoeken.
Uitleg voor inzicht
Margriet van Dijken: “Als je nut en noodzaak van de urencalculatie en de schoonmaakprogramma’s goed uitlegt ontstaat draagvlak bij de medewerkers om ernaar te handelen.” Ook uitleg over de totstandkoming van urenberekeningen en de te hanteren schoonmaakmethodieken is belangrijk voor inzicht en rust op de werkvloer. Controles moeten niet ervaren worden als een afrekenmoment. Het is geen rapport, maar vooral een advies om samen zaken verder te verbeteren.
Welzijn van de cliënt staat bovenaan
Waar het uiteindelijk om draait, zeker bij Alliade, is het welzijn van de bewoners. De aandacht voor de cliënt is erg belangrijk. Natuurlijk moet de schoonmaker zijn of haar programma goed uitvoeren en wordt de kwaliteit gemeten, maar bij deze doelgroepen zijn de schoonmaakprogramma’s vooral een belangrijke richtlijn. Je moet als schoonmaker zelf keuzes durven maken, als er een calamiteit is of als er plotseling iets tussendoor komt. Medewerkers hebben een brede functie. Ze werken voor en bij mensen die kwetsbaar zijn, die zichzelf vaak niet kunnen redden.
Als iemand vraagt om een glaasje water of een kopje koffie en een praatje. Dan is dat heel belangrijk. Ook daar moet tijd en ruimte voor zijn. Juist door inzicht in het werkprogramma wordt rust op de werkvloer gecreëerd en voelt de medewerker de ruimte om in te spelen op dit soort verzoeken.
Al met al is het grip krijgen op schoonmaakkwaliteit maatwerk waarin vanuit transparantie keuzes gemaakt kunnen worden. Ook is inzicht voor de medewerkers nodig om draagvlak te bereiken voor verandering.