198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
[email protected]
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

SUPPORT & VEEL GESTELDE VRAGEN

Op deze pagina kan u handleidingen, veel gestelde vragen over de GRIP software en een bug reporter vinden.

DASHBOARD (NL)

Ik zie geen KPI’s of resultaten

Als ik in het dashboard kom zijn er geen resultaten zichtbaar, terwijl er wel data is ingevoerd. Hoe kan dit?

Dit kan aan de volgende zaken liggen:

  1. Er is een filter op locatie, regio of kpi ingesteld waardoor er geen resultaten zichtbaar zijn.
  2. Er is een filter op een bepaalde periode ingesteld, waarin geen resultaten zichtbaar zijn.
  3. Er is geen toegang tot de betreffende thema’s of KPI’s –> vraag uw bedrijfsadmin om dit toe te kennen.
  4. Er is geen toegang tot de betreffende locaties –> vraag uw bedrijfsadmin om dit toe te kennen.
  5. Er is nog geen KPI ingesteld, vraag dit via uw bedrijfsadmin aan de GRIP account manager.

Hoe kan ik handmatig metingen / rapportages toevoegen in het KPI dashboard?

Volgt.

Hoe kan ik de rapportage van een meting binnen een KPI bekijken?

  1. Ga naar het GRIP dashboard (https://app.grip-facility.com/nl/dashboard)
  2. Ga naar de juiste organisatie (bijvoorbeeld Dive & Surf)
  3. Binnen het overzicht zoek het juiste thema en klik op de drie puntjes … rechtsonderin het blokje)
  4. Klik op het betreffende hoofdstuk, bijvoorbeeld technische kwaliteit bij schoonmaak)
  5. In dit scherm is vervolgens een beknopte samenvatting te zien van de mogelijke KPI’s in het hoofdstuk. Als voorbeeld nemen we VSR-KMS.. druk binnen deze KPI op het pijltje rechts in het blok >
  6. Vervolgens is er een mogelijkheid om resultaten te zoeken. Dit kan bijvoorbeeld bij rapporten (waar ook een cijfer, locatie en rondenummer bij staan).

Het is ook mogelijk om te filteren, druk hiervoor in de lichtblauwe balk boven de KPI titel en het totaal cijfer.

Filteren is mogelijk op:

  • Specifieke datum
  • Regio
  • Locatie (waar rechten op zijn)
  • KPI

Waar kan ik de handleiding van het DASHBOARD vinden?

De handleiding van het dashboard is via deze link te downloaden.

KMS: DKS & Audit

DKS geeft melding FoutCode:500 tijdens ophalen van data.

In veel gevallen betekend dit dat er een foutief afgeronde meting aanwezig is in de lijst die opgehaald dient te worden. Verwijder in dit geval alle niet afgeronde metingen uit het dks dashboard (deze niet afgeronde metingen hebben een oranje label en kan alleen door de bedrijfsadmin worden uitgevoerd.: https://app.grip-facility.com/nl/dks

DKS: Hoe komen de resultaten tot stand?

Er zijn twee mogelijkheden om tot een resultaat te komen:

  1. Elementen tellen
  2. Coaching resultaten

Element tellen
Voor deze mogelijkheid vul je bij elke ruimte het aantal elementen in en registreer je per fout hoeveel fouten er zijn.
De berekening van het eindcijfer is recht toe recht aan:
10 – (fouten/totaal) = cijfer van de meting.

Coaching

Voor deze mogelijkheid is het enkel mogelijk om een element te kiezen die fout is, bijvoorbeeld vloer. De kleur word berekend op als het totaal foute elementen op een bepaald percentage uitkomt van aantal mogelijke elementen (deze worden niet vooraf geteld).

  • 0 tot 10 % = groen
  • 10 tot 20 % = oranje
  • 20+ % – rood.

Het eindresultaat is gebaseerd op het totaal aantal.

DKS: Ik ontvang geen foto’s per mail

Dit klopt, er worden geen foto’s van DKS metingen met de mailrapportage verzonden. Het is wel mogelijk om via het dashboard (https://app.grip-facility.com/nl/dks) de rapportage te bekijken en/of te downloaden. In dit geval zitten de foto’s er wel bij. Er is hiervoor gekozen om de grootte van rapportages die per mail worden verstuurd te beperken.

DKS: Ik mis een element of elementgroep, wat nu?

GRIP maakt gebruik van de standaard VSR elementgroepen en onderliggende elementen. In principe zou elk element in een ruimte onder een genoemd element of elementgroep moeten vallen. Indien zeker is dat er een element ontbreekt, geef dit dan svp door via onderstaand contactformulier.

Waar kan ik de handleiding van de GRIP APP (DKS & AUDIT software) vinden?

De handleiding is via deze link te benaderen.

CONTRACTMANAGEMENT (NL)

Factuur: hoe maak ik een factuur aan?

Als leverancier is het mogelijk om facturen in GRIP aan te maken die ter goedkeuring aan de opdrachtgever of intermediair worden voorgelegd. Na goedkeuring zal de factuur worden verstuurd naar de juiste crediteurenadministratie met een goedkeurstempel van goedkeurder.

  1. Ga naar de contractmanagement pagina van het betreffende contract en scroll naar facturen.
  2. Selecteer factuur aanmaken (rechtsboven in het component blok)
  3. Vul alle betreffende gegevens in, per veld als volgt:
    1. Bestand (het betreffende PDF van de factuur, mag geen geblokkeerd PDF zijn)
    2. Factuurnummer
    3. Factuurdatum
    4. Factuur type (gaat het om een reguliere factuur op basis van calculatie, of extra werk –> bij extra werk kunnen enkel goedgekeurde extra werk onderdelen worden toegevoegd aan de factuur.)
    5. Onderdeel van de factuur (gaat het om een bepaald onderdeel, cluster of is het de totale opdrachtgever).
    6. Totaalbedrag (Exclusief BTW) –> deze word vergeleken met de calculatiebedragen van de betreffende maand. Deze calculatiebedragen zijn via mutatieoverzichten te bekijken.
    7. Factuurmaand, factuur jaar;
    8. Contactpersoon opdrachtgever (wie moet de factuur goedkeuren)
    9. Contactpersoon leverancier (wie heeft de factuur ingediend).
    10. Eventuele bijlages.
  4. Indien er sprake is van extra werk kan je het goedgekeurde (en nog niet eerder gefactureerde) extra werk koppelen aan de factuur, zodat de bedragen daar matchen.
  5. Vervolgens kan er een mail gestuurd worden naar de ingevulde contactpersonen om hen te informeren dat er een nieuwe factuur ter goedkeuring klaar staat.
  6. Wanneer je via het contractmanagement scherm richting de betreffende factuur gaat kan je zien wat het totaal van de factuur is en wat het totaal van de calculatie bedragen (of extra werkzaamheden) is, deze totaal bedragen moeten matchen.

Mutatie interval, wat is het?

Binnen de contractmanagement software van GRIP is er per contract de mogelijkheid om een mutatieinterval te kiezen (enkel door de beheerder):

  • Per maand
  • Per kwartaal (meest gebruikte, gebruikt in onderstaand voorbeeld)
  • Per half jaar
  • Per jaar

Wanneer er gekozen is voor een mutatie-interval per kwartaal zal na afloop van elk kwartaal een nieuw maandbedrag berekend worden en worden de mutatieoverzichten (en kosten berekeningen) klaargezet door GRIP.

Voorbeeld: we zitten nu in kwartaal 1. Ongeacht of er mutaties zijn in kwartaal 1 blijft het maandbedrag voor januari, februari en maart exact hetzelfde (de verrekening vind na afloop van het kwartaal plaats). Er kunnen tussendoor mutaties worden ingevoerd (dit kan ook met terugwerkende kracht). Wanneer de mutatie akkoord is bevonden binnen Q1, zal deze mee worden genomen naar Q2.

Na afloop van Q1 gaat GRIP berekenen welke mutaties er zijn geweest en welke maandbedragen voor Q2 gehanteerd moeten worden (april, mei en juni.. ook hier veranderen deze bedragen niet tijdens Q2). Daarnaast is er de mogelijkheid om een mutatieoverzicht te draaien, hierin zijn alle mutatiesets zichtbaar en welke verrekening er moet plaatsvinden.

Conclusie: er kan geen verschil zitten in de maandbedragen tussen januari, februari en maart (Q1), maar wel tussen maart en april (april hoort bij Q2). Elke keer zal de leverancier dus moeten checken of de maandbedragen zijn aangepast, indien er sprake is van mutaties is dit bijna vanzelfsprekend.

Factuur controle van GRIP geeft altijd de calculatie van de betreffende maand weer (ook met terugwerkende kracht).

Handleiding: CONTRACTMANAGEMENT?

De handleiding van GRIP Financieel Contractmanagement is hier te downloaden.

KMS: VSR & ER

Waar kan ik de mobiele VSR/ER app downloaden?

Dit kan in de Google Play Store of via de volgende links:

https://www.grip-facility.com/download/vsr.apk

https://www.grip-facility.com/download/er.apk

Bug reporter

Onderstaande bug reporter is enkel voor het aangeven van bugs, deze zal naar de ontwikkelaars van GRIP worden verstuurd. Deze tool is geen helpdesk, neem hiervoor contact op met uw contactpersoon van GRIP.


ContractmanagementDashboardDKS & AuditVSR & ER