198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
[email protected]
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Geeft KPI-management in de facilitaire branche problemen?

Geeft KPI-management in de facilitaire branche problemen?

Je werk écht goed doen als manager? Dat kan alleen als alle stakeholders weten wat er van elkaar verwacht wordt. Een veelbeproefde methode hiervoor is de inzet van Key Performance Indicators (KPI’s). Maar werkt KPI-management wel voor facilitair management? Of geeft dat alleen maar problemen?

Een van de grootste contracten binnen facilitair management is het schoonmaakcontract. Dit contract bevat altijd KPI’s. Denk bijvoorbeeld aan de gestelde eisen voor technische kwaliteit, hygiëne en veiligheid, hospitality beleving of bijvoorbeeld social return-afspraken. Het maakt voor iedereen duidelijk welke kwaliteit minimaal geleverd moet worden en welke eisen ten grondslag liggen aan het contract. Toch blijkt in de praktijk vaak dat het nakomen en überhaupt checken van de KPI’s niet of nauwelijks gebeurt. Doodzonde! Maar wat geeft er dan problemen?

KPI’s worden niet bijgehouden

50% van de facilitair managers monitort het nakomen van contractuele afspraken niet, blijkt uit onderzoek van de NEVI. En nog eens bijna 50% bewaart hun contracten nog steeds fysiek. Als je bedenkt hoe makkelijk het tegenwoordig kan, is dit schrikbarend.  

Maar als niemand de KPI’s uit de contracten daadwerkelijk bijhoudt, gebeurt er dus ook niks. Niemand constateert een probleem, niemand wordt erop aangesproken en niemand lost het op. Als niemand het ziet, is het probleem er dan niet? Want KPI’s niet bijhouden, leidt tot uitblijven van verbeteringen van de resultaten, teleurstelling bij betrokkenen en de samenwerking uiteindelijk onder druk komt te staan. Waarom worden ze dan toch niet bijgehouden?

KPI-management kost te veel moeite

Hoe complexer een gebouw, hoe meer moeite het facilitair management kost. Zeker wanneer er verschillende contracten lopen met verschillende facilitaire dienstverleners.

Stel dat je voor twintig gebouwen diverse SMART-gemaakte KPI’s wilt bijhouden, dan moet je die gegevens maandelijks opvragen, en zelf manueel bijhouden in een Excel-bestand. Vervolgens moet je ook zelf de gegevens analyseren per KPI, per maand. Een tijdrovende bezigheid. Oftewel, je kunt je tijd beter besteden. Terwijl ik dit type, word ik er al moe van. Laat staan dat je het ook daadwerkelijk moet doen. Daar gaat het dan ook vaak mis.

Kortom, KPI-management kost voor de meeste facilitair managers simpelweg te veel moeite. Waarom zou je er dan toch mee moeten beginnen?

Voordelen van KPI-management

Met digitale facilitaire contractmanager werk je in een online omgeving, waarin je zowel een facilitair dashboard voorhanden hebt als een contract management tool. Je kunt er gebruikers aan toevoegen om samen de data te bekijken, analyseren en delen. Ook kun je gemakkelijk tegelijkertijd samenwerken, zonder het gevaar te lopen dat je naar de verkeerde versie kijkt, met foutieve informatie werkt of dat je bestanden kwijtraakt. Creëer de ideale samenwerkomgeving voor alle stakeholders. Zo weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat iedereen werkt met de juiste informatie.

KPI-management kost misschien wat moeite, het levert je ook ontzettend veel op, zoals:

  1. Inzicht in potentiële verbeteringen
  2. Overzicht en grip op de prestaties van de facilitaire dienstverlening
  3. Duidelijke verwachtingen voor iedereen
  4. Tastbare en bewezen positieve effecten op de dienstverlening
  5. Uitdagender en leuker facilitair werk voor alle betrokkenen

Bovendien kan het allemaal een stuk makkelijker dan het handmatig bijhouden van de cijfers. Tegenwoordig kan KPI-management ook sterk geautomatiseerd worden.

Geautomatiseerd KPI-management

Zeker met de technologie van nu hoeft KPI-management niet meer zo’n draak van een taak te zijn. Het wordt je steeds makkelijker gemaakt om op een efficiënte wijze de KPI’s bij te houden, analyseren en rapporteren. Bijvoorbeeld met KPI-dashboards en -monitoring, waarin leveranciers en intermediairs toegevoegd kunnen worden om de gegevens (geautomatiseerd) aan te leveren. En ook inzicht te hebben in de  daadwerkelijk scores. Zo maak je het makkelijk, leuk én uitdagend voor iedereen die baat heeft bij de cijfers.

Zeker met de technologie van nu hoeft KPI-management niet meer zo’n draak van een taak te zijn.

KPI-management op zo’n manier laat iedereen zien hoe het ervoor staat, en wanneer er actie ondernomen moet worden. Zie je bijvoorbeeld in het dashboard dat meerdere KPI’s  onvoldoende zijn? Dan kun je in de meeste gevallen instellen dat jij, als facilitair manager, een melding krijgt als het cijfer onder de door jou gestelde benchmark dreigt te vallen. Op dat moment kun je dus bijsturen. Zo houd je KPI-management helder, overzichtelijk en werkend voor jou!

Kortom, KPI-management levert je vooral veel op

Kijk verder dan de moeite die het je kost, en kijk naar de voordelen. Iedereen wordt uiteindelijk beter van helder KPI-management. Wil je weten hoe het ook jouw werk leuker kan maken? Lees er meer over of vraag een gratis demo aan!