Vos contrats sont soigneusement enregistr\u00e9s. Dur\u00e9es, fournisseurs, montants : tout figure dans votre ERP ou votre syst\u00e8me de gestion des d\u00e9penses. Pourtant, votre prestataire de nettoyage vous appelle au sujet d’une indexation que vous n’aviez pas vue venir. Et lors de l’\u00e9valuation trimestrielle, vous constatez que personne n’a assur\u00e9 le suivi des rapports. Cela vous parle ? Vous vous situez alors pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 la fronti\u00e8re entre l’enregistrement des contrats et la gestion des contrats. Le premier est ma\u00eetris\u00e9. La seconde ne l’est pas encore.<\/p>\n\n\n\n
La diff\u00e9rence en deux phrases : l’enregistrement des contrats vous indique qu’un contrat existe. La gestion des contrats vous indique si ce contrat livre ce qui a \u00e9t\u00e9 convenu. L’enregistrement est une photographie \u00e0 un instant donn\u00e9. La gestion consiste \u00e0 piloter ce qui se passe ensuite.<\/p>\n\n\n\n
Des syst\u00e8mes comme AFAS, Exact, SAP et Spendcloud enregistrent parfaitement les contrats. C’est leur mission et ils l’accomplissent bien. Vous consignez qui est le fournisseur, quelle est la dur\u00e9e, quel montant est en jeu et \u00e0 quel moment une indexation est pr\u00e9vue dans le syst\u00e8me. Pour un dossier d’appel d’offres, la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re et le rapprochement des factures, c’est exactement ce dont vous avez besoin.<\/p>\n\n\n\n
Un registre des contrats n’est donc pas un point faible dans votre organisation. C’est un socle. Le probl\u00e8me n’appara\u00eet que lorsque vous attendez de ce registre qu’il vous indique aussi si le fournisseur est performant. Ce n’est pas son r\u00f4le. Un enregistrement sait qu’un SLA figure dans le contrat. Il ne sait pas si ce SLA est atteint.<\/p>\n\n\n\n
Prenons une indexation. Votre ERP enregistre qu’il existe une clause d’indexation. Mais savoir si le pourcentage correspond \u00e0 l’indice convenu, si le fournisseur ajuste au bon moment, ou si vous auriez pu contester : cela n’y figure pas. L’enregistrement s’arr\u00eate \u00e0 la consignation. Le pilotage ne commence qu’ensuite.<\/p>\n\n\n\n
La distinction entre l’enregistrement des contrats et la gestion des contrats devient nette d\u00e8s que vous posez cette question. L’enregistrement est statique : qui, quoi, pendant combien de temps. La gestion est dynamique : est-ce performant, quelles actions restent en suspens, quels risques se pr\u00e9sentent maintenant.<\/p>\n\n\n\n
Concr\u00e8tement, la gestion des contrats ajoute ceci \u00e0 votre registre :<\/p>\n\n\n\n
Pour cela, GRIP applique la m\u00e9thodologie CATS CM, en \u00e9tant le seul acteur n\u00e9erlandais \u00e0 le faire s\u00e9rieusement. Cela hisse la gestion des contrats au-del\u00e0 de la simple tenue d’une liste. Vous pilotez la valeur contenue dans le contrat, et pas uniquement le fait qu’il existe.<\/p>\n\n\n\n
Conna\u00eetre le contrat n’est pas la m\u00eame chose que savoir s’il livre. Cette diff\u00e9rence co\u00fbte de l’argent, du temps et de la tra\u00e7abilit\u00e9. Trois situations concr\u00e8tes issues de la pratique l’illustrent.<\/p>\n\n\n\n
Une responsable de contrats dans le secteur des soins g\u00e8re des contrats de nettoyage, de restauration et de s\u00e9curit\u00e9 sur douze sites. Tout figure dans l’ERP. Pourtant, lors de l’\u00e9valuation annuelle, il ressort que personne n’a assur\u00e9 le suivi des rapports trimestriels du prestataire de nettoyage. Les accords \u00e9taient consign\u00e9s, mais aucun pilotage n’avait lieu.<\/p>\n\n\n\n
Un responsable des achats a men\u00e9 un appel d’offres \u00e0 bon terme et enregistr\u00e9 le contrat. Apr\u00e8s attribution, le dossier dispara\u00eet dans un tiroir. L’\u00e9conomie promise de 8 % par an n’est jamais v\u00e9rifi\u00e9e. La valeur contenue dans l’appel d’offres s’\u00e9vapore pendant la phase d’ex\u00e9cution, faute de pilotage.<\/p>\n\n\n\n
Un facility manager dans un \u00e9tablissement d’enseignement, g\u00e9rant quarante contrats fournisseurs, re\u00e7oit une question de la direction : nos fournisseurs livrent-ils ce que nous avons convenu ? L’enregistrement est en ordre, mais il ne peut pas le d\u00e9montrer. Les performances sont dispers\u00e9es dans un fichier Excel d’un coll\u00e8gue entre-temps parti.<\/p>\n\n\n\n
Le passage de l’enregistrement au pilotage permet en moyenne 30 % de gain de temps sur l’administration des contrats, \u00e0 condition de l’aborder de mani\u00e8re conforme. Ce gain ne r\u00e9side pas dans l’enregistrement lui-m\u00eame. Il r\u00e9side dans la disparition de la relance manuelle des actions, de la recherche du rapport \u00e9gar\u00e9 et de la reconstitution a posteriori de ce qui avait \u00e9t\u00e9 convenu.<\/p>\n\n\n\n
Dans la pratique, votre rythme change. Au lieu de rechercher chaque trimestre quelles actions restent en suspens, vous les voyez dans une seule vue d’ensemble. Les indexations sont signal\u00e9es avant l’\u00e9ch\u00e9ance, et non apr\u00e8s l’appel du fournisseur. Les \u00e9valuations deviennent des rendez-vous fixes appuy\u00e9s sur des donn\u00e9es, et non une improvisation \u00e0 partir d’une bo\u00eete mail \u00e0 moiti\u00e9 pleine. Vous pilotez en anticipation au lieu de r\u00e9parer apr\u00e8s coup.<\/p>\n\n\n\n
L’ordre importe. Ne commencez pas par un contrat plus strict, mais par une performance que vous mesurez de mani\u00e8re structurelle. Un SLA qui existe sur le papier mais n’est suivi nulle part ne change rien. Un KPI pr\u00e9sent\u00e9 chaque trimestre change la conversation avec le fournisseur.<\/p>\n\n\n\n
La question que personne ne pose face \u00e0 la distinction entre l’enregistrement des contrats et la gestion des contrats : avez-vous besoin d’un seul syst\u00e8me ou de deux ? La r\u00e9ponse est deux, et ce n’est pas du travail en double. Votre ERP enregistre. GRIP pilote. Les donn\u00e9es contractuelles ne vivent pas sur une \u00eele isol\u00e9e, elles se connectent \u00e0 vos syst\u00e8mes existants.<\/p>\n\n\n\n
GRIP ne remplace pas votre ERP ni votre syst\u00e8me de gestion des d\u00e9penses. Il commence l\u00e0 o\u00f9 ceux-ci s’arr\u00eatent. L\u00e0 o\u00f9 le registre fournit les donn\u00e9es de base, GRIP g\u00e8re le contenu : les actions, les KPI, les performances par fournisseur dans le temps. Plus de 525 utilisateurs au sein de plus de 50 organisations dans les soins, l’enseignement et le secteur public travaillent ainsi. La page d’accueil<\/a> montre \u00e0 quoi ressemble cette connexion entre enregistrement et pilotage.<\/p>\n\n\n\n Vous n’avez donc pas \u00e0 refaire ce qui est d\u00e9j\u00e0 en ordre. Vous ajoutez la couche qui manque \u00e0 votre registre : la r\u00e9ponse \u00e0 la question de savoir si vos contrats livrent ce qui a \u00e9t\u00e9 convenu.<\/p>\n\n\n\n L’enregistrement des contrats consigne qu’un contrat existe : fournisseur, dur\u00e9e, montant et clauses d’indexation. La gestion des contrats pilote activement la question de savoir si ce contrat livre ce qui a \u00e9t\u00e9 convenu, avec les actions en suspens, le suivi des SLA et la mesure des performances.<\/p>\n\n\n\n Des syst\u00e8mes comme AFAS, Exact et Spendcloud assurent parfaitement l’enregistrement des contrats. Ils consignent les donn\u00e9es de base et les indexations. Ils ne mesurent pas si un fournisseur atteint le SLA convenu ni quelles actions restent en suspens. Pour cela, une couche d’approfondissement est n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n Non. GRIP ne remplace pas votre ERP, il le compl\u00e8te. Les donn\u00e9es contractuelles se connectent \u00e0 vos syst\u00e8mes existants. Votre ERP enregistre, GRIP pilote le contenu. Ce qui est d\u00e9j\u00e0 en ordre n’a pas \u00e0 \u00eatre refait.<\/p>\n\n\n\n Le passage de l’enregistrement au pilotage permet en moyenne 30 % de gain de temps sur l’administration des contrats, \u00e0 condition de l’aborder de mani\u00e8re conforme. Ce gain r\u00e9side dans la disparition de la relance manuelle des actions et de la recherche d’informations dispers\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Apr\u00e8s l’attribution, un contrat dispara\u00eet souvent dans un tiroir. Les \u00e9conomies et les KPI promis ne font l’objet d’aucun suivi, faute de pilotage. L’enregistrement est complet, mais le pilotage fait d\u00e9faut. C’est ainsi que la valeur issue de l’appel d’offres s’\u00e9vapore pendant la phase d’ex\u00e9cution.<\/p>\n\n\n\n Surtout pour les organisations disposant de nombreux contrats externalis\u00e9s r\u00e9partis sur plusieurs sites : soins, enseignement, communes et grandes entreprises. C’est l\u00e0 que se trouvent les responsables de contrats, les acheteurs et les facility managers dont l’enregistrement est en ordre mais qui n’ont pas de ma\u00eetrise sur les performances.<\/p>\n\n\n\nQuestions fr\u00e9quentes<\/h2>\n\n\n\n
Quelle est la diff\u00e9rence entre l’enregistrement des contrats et la gestion des contrats ?<\/h3>\n\n\n\n
Mon syst\u00e8me ERP fait-il d\u00e9j\u00e0 de la gestion des contrats ?<\/h3>\n\n\n\n
Un second syst\u00e8me \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de mon ERP n’est-il pas du travail en double ?<\/h3>\n\n\n\n
Combien de temps gagne-t-on avec la gestion des contrats ?<\/h3>\n\n\n\n
Pourquoi la valeur d’un contrat s’\u00e9vapore-t-elle apr\u00e8s l’appel d’offres ?<\/h3>\n\n\n\n
Pour quelles organisations est-ce pertinent ?<\/h3>\n\n\n\n