Vous venez encore de manquer un renouvellement. Le prestataire de nettoyage a augment\u00e9 ses tarifs avec une indexation que vous ne pouviez pas v\u00e9rifier, car les justificatifs \u00e9taient dispers\u00e9s sur quatre feuilles Excel, une bo\u00eete mail et un PDF datant de 2022. Puis la question de votre responsable arrive : ce prestataire respecte-t-il r\u00e9ellement le SLA ? Vous l’ignorez. Avant de vous lancer dans la recherche, sachez que choisir un logiciel de gestion des contrats commence par une seule question : quelle ma\u00eetrise obtenez-vous sur le contenu de vos contrats externalis\u00e9s, sans que le logiciel devienne un \u00eelot isol\u00e9 \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de vos syst\u00e8mes existants ?<\/p>\n\n\n\n
Cet article s’appuie sur notre pr\u00e9c\u00e9dent billet consacr\u00e9 aux principales fonctionnalit\u00e9s d’un logiciel de gestion des contrats, mais il renverse la question. Non pas : quelles fonctionnalit\u00e9s un syst\u00e8me doit-il poss\u00e9der ? Mais plut\u00f4t : quels crit\u00e8res comptent vraiment lorsque vous g\u00e9rez des services externalis\u00e9s (nettoyage, restauration, s\u00e9curit\u00e9, maintenance) ? Vous trouverez ci-dessous un cadre de s\u00e9lection \u00e0 compl\u00e9ter vous-m\u00eame.<\/p>\n\n\n\n
La plupart des logiciels de contrats sont con\u00e7us pour la phase pr\u00e9c\u00e9dant la signature. Le contract lifecycle management (CLM) concerne la r\u00e9daction, la n\u00e9gociation, la signature \u00e9lectronique et le stockage centralis\u00e9. Utile lorsque vous concluez quotidiennement des contrats juridiques. Mais un contrat de nettoyage assorti d’une indexation mensuelle et d’exigences de qualit\u00e9, vous ne le signez qu’une seule fois. Ensuite, il faut surveiller pendant quatre ans si les engagements sont respect\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
C’est l\u00e0 que r\u00e9side la diff\u00e9rence. Une plateforme de signature \u00e9lectronique ne vous aide pas lorsque vous voulez savoir si les mesures VSR-KMS sur site sont exactes ou si la facture suit bien l’indice convenu. La bonne question, au moment de choisir un logiciel de gestion des contrats, n’est pas de savoir \u00e0 quelle vitesse vous signez, mais si vous savez ce que contiennent vos contrats sign\u00e9s et si cela correspond \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
GRIP se positionne d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment dans cette troisi\u00e8me cat\u00e9gorie : la gestion approfondie des contrats de services en cours, en compl\u00e9ment de votre ERP ou de votre syst\u00e8me de d\u00e9penses, et non en remplacement.<\/p>\n\n\n\n
La plupart des organisations viennent d’Excel. Cela fonctionne jusqu’\u00e0 une vingtaine de contrats environ, ou jusqu’au d\u00e9part d’un coll\u00e8gue qui emporte avec lui toute la connaissance. Un gestionnaire de contrats dans le secteur de la sant\u00e9 ou de l’enseignement g\u00e8re rapidement 40 \u00e0 200 contrats externalis\u00e9s. Sur Excel, cela signifie : aucune vue d’ensemble des actions en cours, des dates de renouvellement manqu\u00e9es et des discussions avec les prestataires sans le moindre justificatif.<\/p>\n\n\n\n
Un logiciel ne r\u00e9sout ce probl\u00e8me que lorsqu’il fait plus que stocker des documents. Il s’agit de surveiller les engagements, pas de conserver des fichiers. Retenez ces deux crit\u00e8res dans votre choix.<\/p>\n\n\n\n
Il s’agit du crit\u00e8re principal pour choisir un logiciel de gestion des contrats destin\u00e9 aux services externalis\u00e9s. Le logiciel g\u00e8re-t-il le contenu du contrat, ou n’est-il qu’un dossier de documents partag\u00e9 assorti d’une fonction de recherche soign\u00e9e ?<\/p>\n\n\n\n
La profondeur signifie que les obligations, les engagements de performance, les actions r\u00e9currentes et les responsabilit\u00e9s sont consign\u00e9s et surveill\u00e9s pour chaque contrat. GRIP est le seul acteur n\u00e9erlandais \u00e0 appliquer s\u00e9rieusement la m\u00e9thodologie CATS CM : une mani\u00e8re structur\u00e9e de rendre les engagements contractuels ma\u00eetrisables. Dans le Contract Dashboard<\/a>, vous voyez, pour chaque contrat, quelles actions sont en cours, quelles \u00e9ch\u00e9ances approchent et quels risques se profilent. Pas dans votre t\u00eate, pas dans Excel.<\/p>\n\n\n\n \u00c9valuez donc un fournisseur sur ce point : le syst\u00e8me peut-il relier un engagement SLA \u00e0 une mesure et \u00e0 une action ? Ou s’arr\u00eate-t-il au t\u00e9l\u00e9chargement du PDF ? Dans le second cas, vous avez achet\u00e9 une version plus co\u00fbteuse de votre dossier SharePoint.<\/p>\n\n\n\n Les SLA figurent dans presque tous les contrats de services. Dans la pratique, ils sont rarement respect\u00e9s. Le logiciel que vous choisissez doit mesurer les performances par rapport \u00e0 l’engagement, reli\u00e9 au contrat lui-m\u00eame. Vous pouvez ainsi d\u00e9montrer si un prestataire livre ce qui a \u00e9t\u00e9 convenu, au lieu de le supposer.<\/p>\n\n\n\n L’indexation est l’exemple le plus frappant de la d\u00e9faillance des logiciels g\u00e9n\u00e9riques. Un contrat de nettoyage est index\u00e9 chaque ann\u00e9e sur la base d’un indice de salaires et de prix convenu. L’augmentation factur\u00e9e par le prestataire correspond-elle \u00e0 cet engagement ? Celui qui ne le v\u00e9rifie pas laisse l’argent filer. Les organisations qui g\u00e8rent rigoureusement leur volet financier \u00e9conomisent en moyenne 8 % par an. Cela permet d’amortir l’investissement dans le logiciel.<\/p>\n\n\n\n La plus grande crainte lors d’un nouvel achat : un syst\u00e8me suppl\u00e9mentaire qui ignore tout du reste. \u00c0 juste titre. Vous disposez d\u00e9j\u00e0 d’AFAS, de Spendcloud, d’Exact ou d’un FMIS pour l’enregistrement de base. Une solution de gestion des contrats qui en reste dissoci\u00e9e cr\u00e9e du double travail et de l’informatique parall\u00e8le.<\/p>\n\n\n\nCrit\u00e8re 2 : la mesure de la performance et l’indexation<\/h2>\n\n\n\n
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Crit\u00e8re 3 : l’int\u00e9gration avec vos syst\u00e8mes existants<\/h2>\n\n\n\n