Vous savez que les choses doivent s’am\u00e9liorer. Le nettoyage, la restauration, la s\u00e9curit\u00e9 et la maintenance sont externalis\u00e9s, r\u00e9partis sur des dizaines de contrats. Ceux-ci se trouvent dans Excel, dans des bo\u00eetes mail et sur un disque partag\u00e9. Vous ne savez pas par o\u00f9 commencer, et chaque article que vous consultez vous pousse imm\u00e9diatement vers un grand syst\u00e8me. La bonne nouvelle : professionnaliser la gestion des contrats facilitaires ne commence pas par l’achat d’un logiciel. Cela commence par un inventaire que vous pouvez r\u00e9aliser vous-m\u00eame d\u00e8s lundi.<\/p>\n\n\n\n
La gestion professionnelle des services externalis\u00e9s consiste \u00e0 piloter de mani\u00e8re structur\u00e9e les engagements de vos contrats : actions, KPI, SLA, indexations et performances des fournisseurs. Il ne s’agit pas seulement de savoir qu’un contrat existe, mais de conna\u00eetre son contenu, de savoir quels engagements restent ouverts et si le fournisseur livre bien ce qui a \u00e9t\u00e9 convenu.<\/p>\n\n\n\n
C’est un m\u00e9tier diff\u00e9rent de la simple administration des contrats. L’administration enregistre : le nom, le fournisseur, les dates de d\u00e9but et de fin. Votre syst\u00e8me ERP s’en acquitte parfaitement. La gestion des contrats, elle, pilote : elle surveille la conformit\u00e9 des performances et intervient lorsque ce n’est pas le cas. Pour cela, GRIP suit la m\u00e9thodologie CATS CM, en tant que seule organisation n\u00e9erlandaise \u00e0 l’appliquer s\u00e9rieusement. Cette m\u00e9thodologie permet de clarifier les r\u00f4les, les responsabilit\u00e9s et le phasage.<\/p>\n\n\n\n
Excel fonctionne parfaitement tant que vous avez une poign\u00e9e de contrats. Ensuite, tout bascule. Avec des dizaines de contrats externalis\u00e9s, les difficult\u00e9s apparaissent sur trois points qui co\u00fbtent de l’argent et du temps.<\/p>\n\n\n\n
Prenons l’exemple d’une haute \u00e9cole dont les contrats facilitaires sont r\u00e9partis sur plusieurs campus. Tant que tout se trouve dans Excel, la combinaison de quatre ou cinq sources demande tant de temps que le pilotage des performances devient tout simplement impossible. Le fichier n’est pas le probl\u00e8me. C’est l’absence d’un processus autour de lui qui l’est.<\/p>\n\n\n\n
Tout le monde commence en bas. C’est normal et ce n’est pas une raison de stresser. Professionnaliser la gestion des contrats facilitaires passe par quatre niveaux reconnaissables.<\/p>\n\n\n\n
Le saut qui rapporte le plus \u00e0 la plupart des organisations est celui du niveau 1 au niveau 2. Sans vue d’ensemble, vous ne pouvez rien piloter. Commencez par l\u00e0, et non par l’achat d’un tableau de bord.<\/p>\n\n\n\n
Cette \u00e9tape ne n\u00e9cessite aucun logiciel. \u00c9tablissez une liste de chaque contrat externalis\u00e9 avec cinq champs : fournisseur, service, date de d\u00e9but, date de fin et d\u00e9lai de r\u00e9siliation. Ajoutez qui, au sein de votre organisation, est propri\u00e9taire de chaque contrat. Ce dernier champ est le plus sous-estim\u00e9 et le plus pr\u00e9cieux. Sans propri\u00e9taire, un contrat passe entre les mailles du filet.<\/p>\n\n\n\n
Les trois \u00e9tapes suivantes s’appuient sur celle-ci. L’\u00e9tape 2 consiste \u00e0 surveiller les moments critiques : inscrivez les d\u00e9lais de r\u00e9siliation et les dates d’indexation dans un agenda avec un rappel bien \u00e0 l’avance. L’\u00e9tape 3 consiste \u00e0 consigner les engagements de performance par contrat, \u00e0 savoir les KPI et SLA que vous souhaitez mesurer par la suite. L’\u00e9tape 4 consiste \u00e0 piloter ces engagements : mesurer les performances, signaler les \u00e9carts et mener la discussion avec le fournisseur sur la base de chiffres plut\u00f4t que d’impressions.<\/p>\n\n\n\n
\u00c0 partir des \u00e9tapes 3 et 4, une approche manuelle finit par bloquer. Suivre les performances sur des dizaines de contrats et plusieurs sites exige un seul endroit o\u00f9 convergent les donn\u00e9es contractuelles, les actions et les mesures. C’est l\u00e0 qu’intervient la gestion des contrats comme outil de pilotage<\/a>. Les organisations qui franchissent cette \u00e9tape \u00e9conomisent en moyenne 30 % sur l’administration des contrats et 8 % sur les co\u00fbts par an, \u00e0 condition que le processus soit con\u00e7u de mani\u00e8re conforme.<\/p>\n\n\n\n Avant de passer \u00e0 l’action, il est utile de savoir objectivement \u00e0 quel niveau vous vous situez actuellement. Une auto-\u00e9valuation est souvent trop optimiste ou, au contraire, trop s\u00e9v\u00e8re. Le scan de gestion des contrats donne en quelques minutes une image de votre niveau actuel sur l’\u00e9chelle de maturit\u00e9 et montre o\u00f9 se trouve le plus grand gain.<\/p>\n\n\n\n Commencer ne doit pas \u00eatre une entreprise d\u00e9mesur\u00e9e. Vous n’avez pas besoin de lancer un projet lourd ni d’acheter d’abord un logiciel. La premi\u00e8re \u00e9tape est une liste que vous \u00e9tablissez aujourd’hui. La deuxi\u00e8me consiste \u00e0 savoir o\u00f9 vous en \u00eates.<\/p>\n\n\n\nD\u00e9couvrez o\u00f9 vous en \u00eates aujourd’hui<\/h2>\n\n\n\n