Vous avez des dizaines de contrats sous la main. Des contrats de nettoyage en PDF scann\u00e9, des contrats de maintenance sous Word, des annexes de SLA qui tra\u00eenent quelque part dans une bo\u00eete mail. Chaque contrat saisi manuellement dans votre registre vous co\u00fbte 45 minutes. Parfois davantage. Et m\u00eame l\u00e0, vous n’\u00eates pas certain d’avoir bien repris tous les champs pertinents. La gestion des contrats par IA r\u00e9pond pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 ce probl\u00e8me : KAIA, le module d’IA de GRIP, lit vos documents contractuels et structure automatiquement les donn\u00e9es essentielles. Plus de ressaisie, plus de clauses d’indexation oubli\u00e9es.<\/p>
Un gestionnaire de contrats disposant de 50 contrats actifs consacre un temps consid\u00e9rable \u00e0 l’enregistrement manuel des donn\u00e9es contractuelles. Les organisations qui utilisent GRIP indiquent que le travail de saisie atteint trois quarts d’heure, voire plus, par contrat. Multipliez cela par chaque nouveau contrat, chaque renouvellement et chaque annexe modifi\u00e9e.<\/p>
La r\u00e9alit\u00e9 est que les contrats sont renouvel\u00e9s, modifi\u00e9s et compl\u00e9t\u00e9s. Chaque changement implique une mise \u00e0 jour manuelle. Entre-temps, votre registre ne correspond plus \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9. Les dates de renouvellement passent inaper\u00e7ues. Les clauses d’indexation ne sont d\u00e9couvertes que lorsque la facture est d\u00e9j\u00e0 trop \u00e9lev\u00e9e. Deux coll\u00e8gues ont enregistr\u00e9 le m\u00eame contrat de mani\u00e8re diff\u00e9rente.<\/p>
Il ne s’agit pas d’un probl\u00e8me d’organisation. Il s’agit d’un probl\u00e8me de conception de processus. La ressaisie manuelle est source d’erreurs par d\u00e9finition, quel que soit le soin que vous y apportez.<\/p>
L’extraction par IA n’est pas la m\u00eame chose que la g\u00e9n\u00e9ration par IA. KAIA n’\u00e9crit rien. KAIA ne g\u00e9n\u00e8re aucun texte contractuel et ne fournit aucun conseil juridique. Ce que fait KAIA : lire un document existant et en reconna\u00eetre la structure.<\/p>
Une clause d’indexation \u00e0 la page 23 d’un contrat de nettoyage de 40 pages est reconnue, extraite et propos\u00e9e comme champ de saisie. Vous v\u00e9rifiez si l’extraction est correcte, puis vous confirmez. L’interpr\u00e9tation reste l’affaire de l’humain. D\u00e9terminer si cette clause d’indexation est favorable \u00e0 votre organisation, c’est \u00e0 vous de le faire. Pas \u00e0 l’IA.<\/p>
Cette approche honn\u00eate est pr\u00e9cis\u00e9ment ce qui explique pourquoi la gestion des contrats par IA fonctionne en pratique : elle reprend le travail de saisie, pas la responsabilit\u00e9.<\/p>
Le processus est transparent et se compose de quatre \u00e9tapes :<\/p>
Pour les PDF scann\u00e9s, une \u00e9tape suppl\u00e9mentaire s’applique : KAIA utilise l’OCR pour rendre d’abord le texte lisible. La qualit\u00e9 du scan influe sur la pr\u00e9cision de l’extraction. En cas de scans de mauvaise qualit\u00e9, le contr\u00f4le manuel rev\u00eat une importance accrue.<\/p>
KAIA est sp\u00e9cifiquement entra\u00een\u00e9e sur la structure des contrats de services externalis\u00e9s. Les outils d’IA g\u00e9n\u00e9riques reconnaissent les dur\u00e9es et les noms des parties. KAIA reconna\u00eet \u00e9galement les champs qui comptent vraiment pour un gestionnaire de FM ou de contrats :<\/p>
Ce sont pr\u00e9cis\u00e9ment les champs qui, dans un registre manuel, manquent le plus souvent ou sont obsol\u00e8tes. Non pas parce que les gestionnaires de contrats travaillent avec n\u00e9gligence, mais tout simplement parce qu’ils n’en ont pas le temps.<\/p>