Cinq contrats dans un seul onglet. Date de d\u00e9but, date de fin, prestataire, montant. Chaque lundi matin, un rapide coup d’\u0153il pour v\u00e9rifier ce qui est en cours. C’est ainsi que d\u00e9bute la gestion des contrats sur Excel dans presque toutes les organisations, et c’est un choix logique. Jusqu’\u00e0 ce que le nombre augmente. Quelque part autour de dix contrats avec plusieurs prestataires, le syst\u00e8me craque, et le probl\u00e8me n’est pas qu’Excel fonctionne mal. Le probl\u00e8me, c’est que le volume a augment\u00e9 plus vite que le temps disponible pour le suivre.<\/p>\n\n\n\n
Cet article s’appuie sur une r\u00e9flexion pr\u00e9c\u00e9dente : la diff\u00e9rence entre l’administration des contrats et la gestion des contrats<\/a>. L\u00e0 o\u00f9 cet article mettait le pilotage au centre, celui-ci approfondit la question de savoir o\u00f9 la gestion des contrats sur Excel se brise exactement, avec des chiffres plus actuels et un point de bascule plus pr\u00e9cis.<\/p>\n\n\n\n Le point de bascule ne se situe pas \u00e0 trente ou cinquante contrats, comme le pr\u00e9tend une grande partie du contenu g\u00e9n\u00e9rique. Ce chiffre ne comptabilise que des lignes d’enregistrement. La gestion active se brise bien plus t\u00f4t, autour de dix contrats avec plusieurs prestataires.<\/p>\n\n\n\n Faisons le calcul. Douze contrats pour le nettoyage, la s\u00e9curit\u00e9, la restauration et la maintenance, r\u00e9partis entre huit prestataires. Chaque contrat a son propre d\u00e9lai de pr\u00e9avis. Chacun a son propre moment d’indexation, souvent au 1er janvier mais pas tous. Pour une partie d’entre eux, quelqu’un doit v\u00e9rifier p\u00e9riodiquement les performances au regard des SLA. Ce ne sont pas douze lignes. Ce sont des dizaines d’\u00e9ch\u00e9ances par an qui tombent toutes \u00e0 des moments diff\u00e9rents.<\/p>\n\n\n\n Une feuille de calcul ne montre pas ces \u00e9ch\u00e9ances d’elle-m\u00eame. Quelqu’un doit les m\u00e9moriser, les rechercher ou les surveiller manuellement. D\u00e8s que le nombre de d\u00e9lais parall\u00e8les d\u00e9passe ce qu’une seule personne peut appr\u00e9hender, le point de bascule est atteint. Et cela se produit insidieusement, sans avertissement.<\/p>\n\n\n\n La gestion des contrats sur Excel \u00e9choue rarement de fa\u00e7on spectaculaire. Les choses tournent mal \u00e0 quatre moments concrets, tous parfaitement reconnaissables.<\/p>\n\n\n\n Aucune de ces erreurs ne r\u00e9sulte d’une n\u00e9gligence. Elles proviennent d’un syst\u00e8me qui n’\u00e9volue pas avec le volume.<\/p>\n\n\n\n La gestion manuelle des contrats entra\u00eene environ 30 pour cent d’erreurs administratives en plus qu’une gestion avec alertes et donn\u00e9es centralis\u00e9es. Un montant mal recopi\u00e9, une date l\u00e9g\u00e8rement erron\u00e9e, une indexation bas\u00e9e sur l’ancienne grille tarifaire. Des erreurs qui ne se remarquent qu’\u00e0 la r\u00e9ception de la facture ou lors d’un audit.<\/p>\n\n\n\n Il y a ensuite le risque li\u00e9 au savoir. Dans de nombreuses organisations, le contexte des contrats se trouve dans la t\u00eate d’un seul gestionnaire. Pourquoi cette indexation diff\u00e8re, quel accord a \u00e9t\u00e9 conclu de mani\u00e8re informelle, quel prestataire est en dessous du SLA depuis deux ans. Si cette personne part, le contexte dispara\u00eet. La feuille de calcul reste, mais plus personne ne sait pr\u00e9cis\u00e9ment ce que signifient les cellules.<\/p>\n\n\n\n C’est l\u00e0 le v\u00e9ritable argument pour se d\u00e9tacher d’Excel. Non pas que le logiciel soit insuffisant, mais que vous rendez la continuit\u00e9 de votre activit\u00e9 d\u00e9pendante de la m\u00e9moire d’un seul collaborateur.<\/p>\n\n\n\n La diff\u00e9rence entre une feuille de calcul et un Contract Dashboard, c’est la diff\u00e9rence entre enregistrer des donn\u00e9es et piloter r\u00e9ellement les contrats. Dans Excel, l’exigence de SLA figure de mani\u00e8re statique dans une cellule. Personne ne mesure si le prestataire l’atteint. Un tableau de bord relie l’engagement \u00e0 une performance que vous suivez dans le temps.<\/p>\n\n\n\n Cela rejoint le basculement du march\u00e9 : de la gestion facilitaire op\u00e9rationnelle vers le pilotage. Une organisation de pilotage se concentre sur la performance, la valeur et le risque, non sur l’administration de lignes. Cela exige un environnement qui signale l’approche d’un d\u00e9lai de pr\u00e9avis, qui surveille les moments d’indexation et qui montre quel prestataire est performant. Excel ne fait rien de tout cela automatiquement. Tout ce que vous y mettez, vous devez aussi l’en ressortir vous-m\u00eame.<\/p>\n\n\n\n Le principal frein \u00e0 l’abandon d’Excel est la crainte de devoir bouleverser tout son paysage applicatif. Ce n’est pas n\u00e9cessaire. Le Contract Dashboard de GRIP<\/a> vient compl\u00e9ter votre syst\u00e8me ERP ou de gestion des d\u00e9penses existant, il ne le remplace pas. Votre ERP enregistre le fait que vous avez un contrat. GRIP g\u00e8re son contenu : actions, d\u00e9lais de pr\u00e9avis, moments d’indexation et KPI.<\/p>\n\n\n\n Et vous n’avez pas \u00e0 recopier le contenu manuellement. L’IA de GRIP, KAIA, lit les documents contractuels et reconna\u00eet les champs cl\u00e9s. Dur\u00e9e, clause d’indexation, SLA. Vous contr\u00f4lez et corrigez, le syst\u00e8me m\u00e9morise. Les organisations qui abordent cela de mani\u00e8re conforme \u00e9conomisent en moyenne 30 pour cent de temps sur l’administration des contrats. GRIP est certifi\u00e9 ISO 27001, un point pertinent d\u00e8s lors que les donn\u00e9es contractuelles doivent \u00eatre g\u00e9r\u00e9es de fa\u00e7on centralis\u00e9e et d\u00e9montrable.<\/p>\n\n\n\n Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces points, vous avez d\u00e9j\u00e0 d\u00e9pass\u00e9 le point de bascule.<\/p>\n\n\n\nO\u00f9 se situe pr\u00e9cis\u00e9ment le point de bascule ?<\/h2>\n\n\n\n
Les quatre moments o\u00f9 Excel vous laisse tomber<\/h2>\n\n\n\n
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Les co\u00fbts cach\u00e9s : 30 pour cent d’erreurs en plus et un savoir concentr\u00e9 sur une seule personne<\/h2>\n\n\n\n
De l’enregistrement statique au pilotage actif<\/h2>\n\n\n\n
Reprendre le contr\u00f4le sans tout recopier<\/h2>\n\n\n\n
Quand est-il temps de dire adieu \u00e0 Excel ?<\/h2>\n\n\n\n